Secretaris CIO Office

Breng jij structuur in een dynamische omgeving vol informatie en innovatie? Word secretaris bij het CIBG.

Vind jij het leuk om overzicht te creëren in complexe processen, samen te werken met professionals uit het i-domein en ervoor te zorgen dat overlegstructuren soepel verlopen? Heb je daarnaast een scherp oog voor kwaliteit, kun je goed plannen en houd je het hoofd koel onder druk? Dan is dit jouw kans om als secretaris CIO Office een waardevolle rol te spelen binnen onze organisatie.

Als secretaris ben jij de stabiele spil binnen het CIO Office. Je zorgt ervoor dat overleggen goed worden voorbereid, dat iedereen weet wat er op de agenda staat en dat afspraken worden vastgelegd en nagekomen. Je werkt nauw samen met collega’s binnen en buiten de afdeling en bent het eerste aanspreekpunt voor een aantal belangrijke overlegstructuren.
•    Plannen, afstemmen en voorbereiden van agenda’s en vergaderstukken voor diverse overlegmomenten binnen het CIO Office.
•    Notuleren tijdens overleggen en vastleggen van besluiten, actiepunten en het bewaken van de opvolging hiervan.
•    Eerste aanspreekpunt zijn voor belangrijke overleggen zoals het Security Comité, Awareness informatiebeveiliging en privacy, en het Verbindingsoverleg binnen de CIO Office.
•    Meedenken en bijdragen aan het verbeteren van vergaderprocessen en de vergaderstructuur binnen de afdeling.
•    Ondersteunen van het afdelingshoofd CIO Office bij organisatorische en administratieve taken. Tevens de collega secretaris vervangen bij afwezigheid.

Wat maakt deze rol interessant?
Als secretaris bij het CIO Office werk je in het hart van onze organisatie. Daar waar de IT strategie in verbinding wordt gebracht met de organisatiedoelstellingen. Je krijgt een breed overzicht van belangrijke processen binnen het i-domein en bent de verbindende schakel tussen verschillende teams en disciplines. Deze rol is perfect voor iemand die affiniteit heeft met het i-domein en houdt van structuur aanbrengen, overzicht bewaren en tegelijk flexibel kan omgaan met een dynamische omgeving. Je krijgt veel ruimte om mee te denken over verbeteringen en je bijdrage direct terug te zien in de kwaliteit van onze organisatie.

Iedereen is anders en juist de verschillen in mensen helpen ons nog beter om onze maatschappelijke opgave te vervullen. Daarom zijn we benieuwd naar wie jíj bent en zien wij jouw sollicitatie heel graag tegemoet.

• Je hebt een mbo 4 of hbo-opleiding afgerond en bent bekend met of hebt affiniteit met het i-domein, bijvoorbeeld via informatiemanagement, projectmanagement of vergelijkbare werkervaring.
• Je bent iemand die makkelijk contact legt en graag samenwerkt.
• Plannen en organiseren gaat je gemakkelijk af; jij brengt graag structuur en overzicht, ook als het soms hectisch wordt.
• Onder druk blijf je kalm en gefocust, en je communiceert helder en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk.\
• Je vindt het prettig om zelfstandig aan de slag te gaan en weet ook zonder alle details meteen de juiste weg te vinden om dingen voor elkaar te krijgen.

• Een referentiecheck kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Afhankelijk van de functie ben je bereid bereik- en beschikbaarheidsdiensten mee te draaien een de hand van een jaarrooster.
• Met passende kandidaten gaan we graag direct in gesprek, dus kennismaking- of selectiegesprekken vinden doorlopend plaats.
• Mochten we de juiste kandidaat hebben gevonden dan zullen we de vacature eerder sluiten.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.