Secretaris Digitalisering

We zoeken een enthousiaste secretaris die het leuk vindt om in een dynamische werkomgeving aan meerdere opdrachten tegelijkertijd te werken. Enerzijds ondersteun je het nieuwe MT van de bedrijfsfunctie met het voorbereiden van de MT- vergadering en stel je hiervoor de agenda op, zorg je voor verslaglegging en houd je besluiten en actiepunten bij. Je bewaakt de voortgang en spreekt betrokkenen aan op acties. Je stemt af met MT-leden en andere collega’s, signaleert knelpunten en denkt mee over verbeteringen. Je ondersteunt bij bijeenkomsten, kennis en heisessies.

Anderzijds ben je secretaris van de Afdeling Digitalisering. Je organiseert (internationale) bezoeken van partners, plant locaties, stemt het programma af met de betrokken deelnemers van het Nationaal Archief en je bent contactpersoon en aanspreekpunt richting de Regionaal Historische Centra (RHC’s) voor praktische en organisatorische vragen. Ook organiseer je bijeenkomsten voor de afdeling, waarbij je ons ondersteunt met de inhoudelijke voorbereiding en verslaglegging. Je beheert de dienstpostbus Digitalisering en draagt zorg voor een goede afhandeling, je beheert de documentatie van de afdeling en zorgt voor administratieve ondersteuning.

Belangrijk om te weten is ook dat het Nationaal Archief in ontwikkeling is. We werken in een Tijdelijke Werk Organisatie (TWO). Dit heeft voor deze functie tot gevolg dat de exacte werkzaamheden nog kunnen veranderen. Er kunnen mogelijk ook andere taken van jou worden verwacht, zoals bijvoorbeeld agendabeheer van een leidinggevende. Flexibiliteit en kunnen omgaan met veranderingen is heel belangrijk.

• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en ervaring met secretariële ondersteuning op managementniveau;
• Je plant en organiseert je eigen werk effectief en bewaakt voortgang en kwaliteit;
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan het verbeteren van processen;
• Je communiceert helder en zorgvuldig, zowel mondeling als schriftelijk (Nederlands en Engels);
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en schakelt gemakkelijk tussen werkzaamheden
• Je bent flexibel en functioneert goed in een dynamische en veranderende omgeving.

• Klaar om te solliciteren? Reageer via de sollicitatieknop hieronder. Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid om je werktijden, in overleg, zelf in te delen. We zitten vlak naast station Den Haag Centraal en werken hybride; zowel op kantoor als thuis.
• De sollicitatiegesprekken vinden fysiek plaats op kantoor. In sommige gevallen kunnen de gesprekken ook in hybride vorm plaatsvinden. In overleg met jou bepalen we hoe we deze gesprekken vormgeven.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.