Secretaris MT

Heb jij een goed gevoel voor bestuurlijke besluitvorming en gedij je goed in een omgeving waar processen en de dagelijkese hectiek van de inlichtingenwereld gestroomlijnd moeten worden? Ben jij iemand die een kei is in plannen en organiseren en weet jij als geen ander hoe je overzicht moet bewaren bij belangrijke overleggen? Dan is werken bij de AIVD als adviseur-secretaris misschien wel iets voor jou!
In het hart van de AIVD ontwikkel je een brede kijk op de organisatie en bouw je een breed netwerk op. Je vervult een belangrijke rol voor het managementteam (MT) van de AIVD bij hun besluitvorming en bent als adviseur-secretaris een spil tussen het MT en andere onderdelen van AIVD. Je overlegt en stemt af wat wanneer in welk intern overleg voorbesproken of besloten moet worden voordat het naar het MT gaat en bent scherp op de kwaliteit van de te behandelen documenten. Je houdt zicht op de complete voorbereiding, stuurt scherp op de agendavorming, coördineert de stukkenstroom van deze overleggen en bespreekt met directeur generaal (DG) en plaatsvervangend directeur generaal (PDG) de MT-agenda. Je hebt contact met de directeuren en collega-stafafdelingen. Je kunt snel schakelen tussen operationele, strategische en bedrijfsvoeringsonderwerpen, stelt daarin de juiste prioriteiten en bewaakt de kwaliteit van voorliggende stukken om kwaliteit van besluitvorming te bevorderen. Ook zorg je voor verslaglegging van overleggen, terugvindbaarheid van besluiten en bekendheid van interne overleggen bij de organisatie. Kortom, je bent de verbindende secretaris van het overleg.
Elke adviseur-secretaris bij Bureau MT is verantwoordelijk voor een eigen aandachtsgebied en is achtervang voor de andere aandachtsgebieden. Onderling stemmen de adviseur-secretarissen voortdurend af en dragen tezamen bij aan goede MT-ondersteuning bij de diverse overleggen. Om de integrale voorbereiding van besluiten te borgen, zijn er vier thematische beleidstafels. Als adviseur-secretaris word jij verantwoordelijk voor één van deze beleidstafels. Dit doe je samen met de tafelvoorzitter, een verkozen hoofd uit de organisatie. Zo maak je voor een deel van de onderwerpen een belangrijk deel van het besluitvormingstraject mee.
Bureau MT draait tevens mee in het Samenwerkingsbureau AIVD-MIVD waarin de structurele gezamenlijke managementoverleggen op het hoogte niveau van de diensten integraal worden voorbereid. De adviseur-secretarissen van het Samenwerkingsbureau zijn samen met collega’s van de MIVD verantwoordelijk voor het aanjagen van de samenwerking tussen de twee diensten, het beheer van de samenwerkingsagenda AIVD-MIVD en het coördineren en bewaken van integraliteit in de besluitvorming bij de diensten. Je werkt mee aan het verbeteren van de gezamenlijke sturing van AIVD en MIVD.

Jij hebt ervaring met zowel strategische als praktische vraagstukken. Je overziet het grotere geheel en je weet hoofd- en bijzaken te scheiden. Jouw communicatieve vaardigheden stellen je bovendien in staat in geval van conflicterende belangen een verbindende rol te spelen. Plannen, coördineren en organiseren gaan je gemakkelijk af. Bij voorkeur heb je ervaring als secretaris van overleggen op directie-niveau.
Verder:

• Beschik je over academisch werk- en denkniveau.
• Heb je minimaal drie jaar werkervaring als secretaris op directieniveau
• Ben je een uitstekende netwerker.
• Beschik je over bestuurlijke én organisatiesensitiviteit.
• Ben je stressbestendig, flexibel en kun je goed omgaan met strakke deadlines.
• Ben je goed in prioriteren omdat je vaak meerdere zaken tegelijk hebt lopen.

Voldoe je nog niet aan alle punten, maar denk je dat je de geschikte kandidaat bent? We lezen graag jouw motivatie.

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

• Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
• Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.