Bij aanstelling is de formele functienaam Directiesecretaresse.
De Directie Operaties van de Staf Commandant Koninklijke Marechaussee werkt op strategisch niveau aan de besturing van de KMar. De directie houdt zich onder meer bezig met visie- en strategievorming, beleids- en planontwikkeling, advisering van de Commandant Koninklijke Marechaussee en ondersteuning van de decentrale eenheden.
Als Managementondersteuner Directie Operaties zorg je dat agenda’s kloppen, afspraken goed worden ingepland en praktische zaken tijdig zijn geregeld. Deze functie vraagt om meer dan plannen alleen. Je denkt actief mee, ziet wat nodig is en schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus: van directeur tot werkvloer. Daarbij zijn discretie, timing, secuur werken en gevoel voor verhoudingen belangrijk.
Wil jij werken in een functie waarin organiseren, vooruitdenken en ondersteunen samenkomen? Ben jij proactief, zorgvuldig en gewend om meerdere zaken tegelijk te bewaken? Dan is deze functie als Managementondersteuner Directie Operaties iets voor jou.
Wat ga jij doen?
Als Managementondersteuner Directie Operaties verleen je management- en secretariële ondersteuning aan de plaatsvervangend directeur. Je beheert de agenda, plant afspraken en bewaakt de voortgang van zijn actiepunten en gemaakte afspraken.
Agendabeheer is in deze functie meer dan het vullen van een agenda. Je kijkt naar prioriteiten, voorbereiding, reistijd, samenhang en haalbaarheid. Knelpunten signaleer je op tijd en waar nodig stel je alternatieven voor.
Daarnaast regel je de praktische en organisatorische ondersteuning van A tot Z. Denk aan het reserveren van vergaderruimtes, het organiseren van koffie, thee, lunches en diners, het ontvangen en begeleiden van bezoekers en het aanvragen of afstemmen van vervoer. Ook ondersteun je bij het organiseren van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen.
In voorkomend geval ondersteun je de Jr stafmedewerker bij (faciliterende) werkzaamheden voor de Directeur en ondersteun je de directie in het algemeen.
Ook administratieve ondersteuning hoort bij je functie. Je verzorgt correspondentie en interne nieuwsitems, ondersteunt waar nodig bij eenvoudige personeelsaangelegenheden en beheert relevante gegevens in systemen zoals Peoplesoft. Daarnaast verricht je archiefwerkzaamheden en draag je bij aan het juist bijhouden en inrichten van het Document Management Systeem.
Omdat je dicht op de directie werkt, is discretie belangrijk. Tegelijk vraagt de functie om flexibiliteit. Het kan voorkomen dat je buiten werktijd wordt gebeld bij spoed. Daarbij is het belangrijk dat je goed inschat wat direct nodig is en wat op een later moment kan worden opgepakt.
Je stuurt geen managementassistenten aan. De nadruk ligt op zelfstandige ondersteuning, vooruitdenken en zorgen dat de randvoorwaarden voor de directie goed zijn georganiseerd.