Als Senior Managementassistent ondersteun je directieleden en afdelingsmanagers binnen IVOM. Je maakt onderdeel uit van de managementondersteuning en hebt binnen het team je eigen aandachtsgebied. Je combineert hoogwaardige managementondersteuning met procesmatige regie rond overleggen en een verbindende rol tussen management, bestuurssecretaris en betrokken collega’s.
Een belangrijk onderdeel van je werk is de procesmatige ondersteuning van het management- en besluitvormingsoverleggen. Je coördineert de voorbereiding, bewaakt de tijdige aanlevering en volledigheid van MT-stukken en zorgt dat de juiste informatie beschikbaar is. Je zet openstaande acties uit, Je volgt deze actief op en signaleert wanneer deadlines of de administratieve voortgang van besluitvorming in gevaar komen.
Je woont MT-overleggen bij, maakt notulen en besluiten-en actielijsten en organiseert de vaststelling en verspreiding daarvan. Je bewaakt de administratieve opvolging van gemaakte afspraken en stemt waar nodig af met de bestuurssecretaris over de voorbereiding en van stukken naar andere overleggen.
Je kijkt vooruit vanuit prioriteiten van het directielid of de afdelingsmanager die je ondersteunt. Je overziet welke afspraken en besluiten eraan komen, welke voorbereiding daarvoor nodig is en wie tijdig moet worden betrokken. Je onderneemt binnen je rol zelfstandig actie, zodat het management zich op de inhoud kan richten.
Je beheert complexe agenda's en organiseert afspraken en overleggen. Daarbij kijk je verder dan het vinden van een vrij moment: Je weegt prioriteiten, voorbereidingstijd, samenhang tussen afspraken en onverwachte af. Bij botsende belangen, maak je binnen jouw verantwoordelijkheid zelfstandig keuzes, geef je waar nodig grenzen aan en weet je wanneer afstemming met het management nodig is.
Je bereidt afspraken inhoudelijk-organisatorisch voor: je verzamelt stukken en annotaties, betrekt tijdig inhoudsdeskundigen en bewaakt de oplevering. Als informatie ontbreekt, achterhaal je wie die kan aanleveren en spreek je betrokkenen aan op gemaakte afspraken. Daarnaast houd je je onder andere bezig met:
- het behandelen en prioriteren van correspondentie en e-mail en het voorbereiden en archiveren van documenten;
- het organiseren en ondersteunen van IVOM-actueel, werkbezoeken en andere bijeenkomsten;
- het organiseren van directie- en afdelingsevenementen;
- het bewaken van vragen en actiepunten en het afstemmen over de procesmatige ondersteuning met onder andere de bestuurssecretaris;
- het afstemmen met andere managementassistenten, collega's en interne en externe betrokkenen.
Je werkt in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt en waarin belangen niet altijd hetzelfde zijn. Je behoud overzicht, bespreekt conflicterende prioriteiten en communiceert tactvol en duidelijk. Je kunt professioneel 'nee' of een verzoek begrenzen, zonder de samenwerking uit het oog te verliezen.