Senior Medewerker Dynamisch Informatie Beheer

Als Senior Dynamisch Informatiebeheer (DIB) ben jij verantwoordelijk  ervoor dat cruciale informatie binnen Defensie betrouwbaar, toegankelijk en veilig wordt vastgelegd en  beschikbaar is. Ook wanneer de druk hoog is en de organisatie 24/7 moet kunnen vertrouwen op een goed ingerichte informatievoorziening houdt jij het hoofd koel.

Wil jij werken in een omgeving waar jouw kennis van informatiebeheer direct bijdraagt aan de continuïteit van Defensie? In deze veelzijdige seniorfunctie combineer je inhoudelijke expertise met coördinatie, advisering en het begeleiden van collega’s binnen een dynamische operationele omgeving.

Voor Defensie draait alles om snelle, volledige en betrouwbare informatie. Als Senior Medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) zorg je ervoor dat informatie die nodig is voor de bedrijfsvoering van Defensie altijd snel terug te vinden en beschikbaar zijn. Dat betekent dat het DIB een cruciale rol speelt in het bewaren, leveren en (indien nodig) verwijderen van informatie, voor zover het informatie betreft die wordt gebruikt voor de bedrijfsvoering van Defensie oftewel zich in het dynamisch domein bevindt.

Daarnaast heeft het DIB Loket NLD JFC ook een verbindingscentrum (VBC) waarbij  de operationele berichtgeving leidend is. Via het VBC sta je in contact met vele collega’s, samenwerkingspartners en bondgenoten over de gehele wereld.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Adviseren over de inrichting en uitvoering van dynamisch informatiebeheer binnen Defensie in het algemeen en het loket NLD JFC specifiek.
• Ondersteunen bij het ontwikkelen, implementeren en verbeteren van het informatiebeheer beleid, processen en werkinstructies.
• Bewaken van de kwaliteit van informatie in het documentmanagementsysteem (DMS), waaronder registratie, autorisatie, beveiliging en gegevensintegriteit.
• Begeleiden en ondersteunen van medewerkers binnen het DIB-team en NLD JFC  bij de uitvoering van de werkzaamheden in het vakgebied.
• Coördineren van verbeterinitiatieven en bijdragen aan de verdere ontwikkeling van systemen en werkprocessen.
• Adviseren van gebruikers over het effectief inzetten van informatie binnen hun bedrijfsprocessen.
• Coördineren van archiefbeheer en overdracht van informatie conform de Archiefwet en Wet Open Overheid (Woo).
• Het afstemmen van de werkprocessen van het loket met andere DIB loketten

Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het waarborgen van een 24/7 dienstverlening binnen het DIB loket (capaciteitmanagement). Jij zorgt ervoor dat er altijd een voldoende kwalitatieve en kwantitatieve bezetting beschikbaar is. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, beheren en bijsturen van het 24/7 dienstrooster. Bij onverwachte situaties zoals ziekte, incidenten of verhoogde werklast zorg jij dat de continuïteit behouden blijft en schakel je snel met het team.

Naast de inhoudelijke taken ben je ook een sparringpartner voor je teamleider. Je adviseert over opleidingen, stimuleert een prettige en inclusieve werkomgeving en ondersteund bij de ontwikkeling van medewerkers.

Ten behoeve van de informatieverstrekking aan gebruikers verzorg je (ook buiten reguliere kantoortijden) mede de loketfunctie door het beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden. Je levert managementinformatie uit de DI-systemen en adviseert bij het zelfstandig raadplegen van informatie. Je verstrekt en verwerkt informatie uit Hoog Gerubriceerde Informatiesystemen op het operationele terrein (vredes- c.q. humanitaire missies).

Wij zoeken een ervaren informatiebeheerder die overzicht houdt, verantwoordelijkheid neemt en energie krijgt van een functie waarin geen dag hetzelfde is. Tevens beschikt over een flexibele inzetbaarheid en geen 8 tot 5 mentaliteit. Zich bewust is van de taken en verantwoordelijkheden van Defensie op nationaal en internationaal gebied en de impact op de maatschappij.

Je hebt:

• Een afgeronde HBO opleiding of aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
• Een afgeronde opleiding SOD 1 en 2 of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring, of andere opleidingen in het vakgebied.
• Ruime kennis en ervaring binnen het vakgebied informatiebeheer.
• Ervaring met documentmanagementsystemen en digitale informatiehuishouding.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, Archiefbesluit, Wet Open Overheid en Selectielijst Defensie.
• Ervaring met adviseren, coördineren en het begeleiden van collega’s.
• Ervaring met het maken en beheren van roosters is een pré (Rooster Management Tool).
• Bereid en in staat zijn  om mee te draaien in een omgeving waarin 24/7 dienstverlening centraal staat.
• Een rijbewijs (B)

Je herkent jezelf in de volgende competenties:

• Analytisch sterk en in staat om complexe vraagstukken  te vertalen naar praktische oplossingen.
• Flexibel en stressbestendig in een dynamische omgeving.
• Goed georganiseerd en sterk in plannen en coördineren.
• Communicatief vaardig en in staat om verschillende belangen te verbinden.
• Gericht op samenwerken en het ontwikkelen van medewerkers.

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

 #LI-FH1 #LI-Hybrid