Senior medewerker registratie en archief

Vind je het een uitdaging om te werken voor een bijzondere organisatie waarin een goede informatiehuishouding van cruciaal belang is? Ben jij een nauwkeurige en georganiseerde professional die graag een bijdrage levert aan datakwaliteit? En wil je ook meedenken aan het verbeteren van onze dienstverlening? Dan is deze functie van senior medewerker registratie en archief echt iets voor jou.
De afdeling RAD adviseert en ondersteunt verschillende onderdelen van de dienst op het gebied van de informatiehuishouding over beleid, post, registratie en archief. Als senior medewerker registratie en archief verricht je naslagen in diverse systemen en toetst deze aan interne richtlijnen. Je draagt zorg voor het registreren van documenten in het documentmanagementsysteem. Je selecteert en registreert archiefwaardige informatie, je scant en importeert papieren en digitale documenten en maakt documentomschrijvingen. Daarnaast neem je fysieke en digitale dossiers over, handel je inzageverzoeken af en voer je diverse andere archief- en/of postwerkzaamheden uit.
Je weet als geen ander hoe essentieel actuele en betrouwbare informatie voor de organisatie is en wat ervoor nodig is om dat op juiste wijze te verwerken. Je werkt daarin samen met je collega’s van de RAD en met de teams van de verschillende directies. Je bent aanspreekpunt voor interne gebruikers en informeert over de geldende procedures en werkwijzen. Verder ben je bekend met de wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer en weet deze toe te passen, te toetsen en over te dragen aan collega’s. Waar nodig geef je (individueel of groepsgewijs) uitleg over het vakgebied en neem je deel aan werkgroepen en projecten of hebt daar de leiding in.
Wat krijg je daarvoor terug?
Een afwisselende functie in een hecht team, dat in een goede sfeer samen de klussen klaart. Er wordt veel tijd en zorg besteed aan je inwerkperiode. Er is een mooie mix van zelfstandig werken en afstemmen met collega’s. Bij de AIVD vinden we persoonlijke ontwikkeling heel belangrijk, dus je krijgt veel ruimte om steeds beter te worden in je werk. Verder kan je gebruik maken van onze interne sportfaciliteiten en hebben we een actieve personeelsvereniging

Je beschikt over goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden, werkt nauwgezet en je kunt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. Je hebt een proactieve werkhouding, kunt zelfstandig én in teamverband werken en voelt je thuis in een dynamische en soms hectische werkomgeving. Daarnaast:
heb je een afgeronde MBO opleiding;
beschik je bij voorkeur over het SOD I en II of vergelijkbaar diploma (zoals GO, DIOR);
heb je ervaring met documentaire informatiehuishouding;
heb je kennis van en vaardigheid met geautomatiseerde (documentmanagement en recordmanagement) systemen en zaakgericht werken.

We nodigen graag kandidaten uit die volledig aan de gestelde eisen voldoen. Mocht je niet aan alle vereisten voldoen, maar ervan overtuigd zijn dat je toch een waardevolle bijdrage kunt leveren, nodigen we je uit om jouw motivatie toe te lichten. 

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

• Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
• Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.