Sr. Medewerker Bureau Commandant

Heb jij leidinggevende ervaring, ben jij een organisatorisch talent en ben je op zoek naar een verantwoordelijke baan waarin je veelzijdige ondersteuning biedt aan collega’s? Als Senior Medewerker Bureau Commandant speel jij een sleutelrol in de administratieve en facilitaire ondersteuning. Je bent op de hoogte van alle processen, weet wat er speelt in het squadron en fungeert als spil tussen verschillende stakeholders. Heb je wel oren naar een afwisselende, dynamische functie waarin je snel moet kunnen schakelen? Dan ben jij de persoon die wij zoeken!  

Afdeling
Als Senior Medewerker Bureau Commandant geef je leiding aan het Stafbureau. Dit team bestaat uit een militair en een burger medewerker stafbureau. Samen ondersteunen jullie de collega’s in het squadron waarbij jullie diverse vragen, verzoeken en opdrachten behandelen, zodat zij zo effectief en efficiënt mogelijk hun werk kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan de meest uiteenlopende organisatorische en administratieve taken. 

Wat zijn je belangrijkste taken als Senior Medewerker Bureau Commandant?

•    Je geeft leiding aan het team Stafbureau. 
•    Coördineren van administratieve en facilitaire processen en prioriteiten binnen het squadron.
•    Beheren van informatiestromen en bewaken van de voortgang van squadron brede projecten.
•    Organiseren van bijeenkomsten, personeelsuitjes en andere gelegenheden. Van passende uitnodigingen, tot catering, vervoer en relatiegeschenken – jij zorgt dat alles geregeld is.
•    De administratieve uitvoering van financiën, personeelszaken en aankopen van middelen die nodig zijn op werkgebied (zoals telefoons, laptops, etc.).
•    Je fungeert als aanspreekpunt, zowel intern als extern, voor verschillende partijen.
•    Je houdt je bezig met agendabeheer, gebouwbeheer en zorgt dat een ieder toegang heeft tot de juiste systemen. 
•    Je ziet erop toe dat vergaderingen voorbereid zijn en draagt zorg voor een correcte verslaglegging.
•    Je bent verantwoordelijk voor het budgetbeheer van de afdeling.
•    Je ziet erop toe dat de SharePoint pagina up-to-date is en blijft.  

•    Je hebt minimaal een afgeronde mbo 3 opleiding, maar bij voorkeur een mbo 4 opleiding in de richting van Office Management of Business Support. 
•    Je hebt minimaal twee jaar leidinggevende ervaring in een soortgelijke rol.
•    Je bent 32-38 uur beschikbaar voor deze functie.
•    Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. 
•    Je bent toegankelijk, benaderbaar en een echte netwerker. 
•    Je bent flexibel, stressbestendig, denkt in oplossingen en kunt snel schakelen.
•    Je bent communicatief sterk, accuraat en administratief kundig.

Bij gebleken geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang in het sollicitatieproces. 

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.