Stafadviseur

Nederland beter beschermen tegen hoogwater en beleid maken voor een beter gebruik van water en bodem. Het directoraat-generaal Water en Bodem (DGWB) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) werkt aan deze opgave. Als stafadviseur werk je in de controlekamer van het DG en zorg je ervoor dat alle processen rondom de ambtelijke top soepel verlopen. Hoe jij dit gaat doen? Lees snel verder.

Hoe jij bijdraagt
Als stafadviseur organiseer en coördineer je de planning- en controlcyclus én andere bedrijfsvoeringaangelegenheden voor het DG. Denk aan het opstellen van het jaarplan, de voortgangsrapportages en het voorbereiden van de gesprekken van het directieteam met de secretaris-generaal. Samen met de directies en afdelingen binnen het DG lijn je het jaarplanproces uit en beheer je de templates voor jaarplan en rapportages. Daarnaast ben je de verbindende schakel tussen het DG en verschillende bedrijfsvoeringadviseurs zoals financieel adviseurs, controllers, inkoopadviseurs, IT'ers etc. Je zoekt actief de samenwerking en afstemming met hen op. Ook ben je sparringpartner en vaste achtervang voor de DG-secretaris.

Jouw werkzaamheden

• Je organiseert de overleggen tussen de DG- en directiesecretarissen en het Integraal Bedrijfsvoeringsteam (IBT). Hiervoor werk je aan de agendasetting voor de directieoverleggen van bedrijfsvoering en initieer je verbanden en kennissessies rondom bijvoorbeeld de apparaatskosten.
• Je bent de drijvende kracht achter de ambities van het DG op het gebied van professionalisering, samenwerking én planmatig werken. Hiervoor zoek, initieer en implementeer je samen met andere collega's verbeteringen van werkprocessen en -afspraken. Bijvoorbeeld het organiseren van interventies om regeldrukte binnen het DG tegen te gaan.
• Je zorgt voor tijdige advisering van de plaatsvervangend directeur-generaal voor het Strategisch Bedrijfsvoeringsberaad (SBB) en de coördinerend directeur Informatievoorziening voor de Stuurgroep Horizon (het nieuwe document management systeem). Hiervoor verzamel je input en zorg je dat acties en afspraken landen binnen de organisatie.
• Je neemt deel aan enkele klankbordgroepen voor het project Horizon en vertaalt en signaleert ontwikkelingen naar de praktijk en vice versa. Hiervoor werk je nauw samen met de stafadviseurs van andere DG’s en dienstonderdelen van het ministerie.
• Je neemt deel aan het IenW-huisvestingsoverleg waar je namens DGWB vragen en zorgen signaleert en kritisch meedenkt over mogelijke verbeteringen van de huisvesting op de Rijnstraat.
• Je opereert als een paar extra ogen en oren van de dg binnen de organisatie: je bent goed op de hoogte van wat er speelt en zet dit om in signalen en praktische voorstellen richting de DG-secretaris en het directieoverleg.

Jouw team
Het stafbureau is een klein en hecht team van 5 personen. Dit is je thuisbasis. Woensdag is onze vaste kantoordag, dan hebben we wekelijks teamoverleg. De dagelijkse werkzaamheden hebben we effectief onderling verdeeld en samen staan we voor het resultaat! Collegiale inzet, gezelligheid en hoge kwaliteit gelden als onze uitgangspunten. We gaan er voor, zijn er voor elkaar, en vervangen elkaar of springen bij waar en wanneer nodig. Hybride werken is mogelijk, waarbij je ongeveer de helft van de tijd thuis kunt werken en de andere helft op kantoor.

Meer weten of persoonlijk contact?
Twijfel je nog? Of heb je meer informatie nodig voor je reageert? Bel of app dan met Eline Toes, DG-secretaris, via 06 52 74 01 67. Zij staat je graag te woord!

• Je kunt op maandagen werken: dan ben je achtervang van de DG-secretaris bij het directieteamoverleg.
• Je hebt ervaring met planmatig werken en structureren.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Samenwerken: je stemt tijdig af met andere afdelingen en collega's die bijdragen aan het eindresultaat en betrekt hen bij de ontwikkeling van het eindresultaat.
• Plannen en organiseren: je maakt een realistische inschatting van benodigde tijd, middelen en capaciteit en stemt deze af met betrokken collega's en afdelingen.
• Analyseren: je kunt hoofdzaken van bijzaken scheiden, signaleert ontbrekende informatie en zet informatievragen uit bij collega’s.
• Organisatiesensitiviteit: je kent de organisatie en het krachtenveld en schakelt intern de juiste mensen in voor steun en medewerking en toetst draagvlak.

Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de knop ‘Solliciteren’ onderaan deze pagina. We ontvangen graag jouw cv en motivatiebrief. We lezen in je brief graag een antwoord op de hieronder beschreven vragen:

1. Waarom wil je werken in deze rol? En wat spreekt je aan?
2. Plannen en organiseren is voor deze functie een belangrijke competentie. Vertel over een project waarbij je moest omgaan met veranderende prioriteiten en onverwachte obstakels. Hoe heb je je plannen aangepast en opnieuw georganiseerd om aan de nieuwe eisen te voldoen?

We raden je aan om een concreet voorbeeld te gebruiken in je antwoord. Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie).

• Let op: deze vacature kan eerder sluiten, zodra we een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.