Stafmedewerker

Als stafmedeweker coördineer je de bedrijfsvoering van de afdeling, waarbij je in grote mate samenwerkt met collega's van buiten Afdeling Inlichtingen. Je bent verantwoordelijk voor het inrichten en uitvoeren van bedrijfsvoeringsactiviteiten binnen AI. Je werkzaamheden hebben betrekking op zowel operationele als business alignment onderwerpen binnen de Staf.

Daarnaast ligt er een stevige veranderopgave voor de komende jaren voor zowel afdeling als dienst, waarin je een belangrijke rol speelt in deze functie. Affiniteit en/of ervaring met change trajecten is dan ook van belang. Je gaat een sleutelrol spelen voor de staf en de afdelingsleiding in een of meerdere dossiers, zoals financiën, HRM, huisvesting en vervoer. Dit alles in de context van een organisatie die sterk in ontwikkeling is. Je werkt in deze rol veel samen met alle andere afdelingen binnen de dienst, waaronder de afdeling veiligheid en ondersteuning (AVO).

Je bent verantwoordelijk voor de verbetering van de bedrijfsvoering en ondersteuning van de afdelingsleiding. Tevens voer je coördinatie op een aantal lopende processen. Daarnaast zorg je er mede voor dat de (contra-)inlichtingenteams hun werk goed kunnen doen, zeker ook als en sprake is van opschaling of een crisissituatie. Je bent creatief in het zoeken naar oplossingen en kunt het overzicht en de rust bewaren in een complexe en dynamische omgeving. Je werkt samen met collega's binnen de decentrale staf op verschillende onderwerpen en voert ook coördinatie op de inhoud en het proces. Daarnaast treedt je op als vervanger van de coördinator bedrijfsvoering. Ervaring met projectmanagement en coachen van collega's is dan ook een pré.

Hoe je dit doet? Je put uit de kennis van je netwerk, je leest je goed in, je laat je informeren door inhoudelijk experts en toetst bij je collega's. Je signaleert kansen en risico's, denkt scenario's uit en bekijkt hoe je deze kunt vertalen naar uitvoeringsbeleid en hoe dit geïmplementeerd kan worden. Je anticipeert op wat er ter tafel komt en adviseert hier zowel mondeling als schriftelijk over. Je bent een sparringpartner voor het MT van de Afdeling Inlichtingen. Hierbij is het ook belangrijk je te kunnen vastbijten in een dossier, waarbij het soms even duurt voordat de beoogde resultaten bereikt worden. Tevens ben je in uitzonderlijke situaties, zoals bij een opschaling, een aanspreekpunt voor de inlichtingenteams en zorg je ervoor dat zij hun werk kunnen blijven doen door op bedrijfsvoeringsgebied te faciliteren.

Je bent een teamspeler: je zoekt actief naar samenwerking, niet alleen met je directe collega's maar ook met collega's uit andere teams, afdelingen of departementen. Iemand die zich bewust is van zichzelf en zijn/haar omgeving. Iemand die je om een boodschap kan sturen en met het hoogst haalbare terug komt. En iemand op wie je kan bouwen. Als vanzelf onderhoud je contacten binnen de MIVD, en je bouwt ook enthousiast aan je netwerk bij de AIVD. Je bent breed geïnteresseerd en altijd op de hoogte van de actualiteit.

Verder vragen we van je:
- Je hebt een HBO- of academische opleiding afgerond en hebt bij voorkeur ervaring met het opstellen van strategische documenten;
- Je kunt je mondeling en schriftelijk uitstekend uitdrukken en bent bij voorkeur ervaren in het schrijven van annotaties, nota's en memo's;
- Je bent scherp en analytisch;
- Je kunt goed zelfstandig werken, bijt je vast in complexe dossiers en bent accuraat;
- Je bent proactief en in staat om het belang van de afdeling te bewaken;
- Je pakt de coördinatie op inhoudelijke onderwerpen en hebt ervaring met het coachen van collega’s.

Daarnaast zoeken we specifiek voor deze functie ook:
- Ervaring in complexe bedrijfsvoering en administratieve organisatie;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Goede beheersing van de Engelse taal;
- Bij voorkeur ook kennis van de organisatie en werkwijze van Defensie (en de MIVD);
- Bij voorkeur ervaring met projectmanagement in coördinerende en/of coachende rol;
- Affiniteit met het inlichtingen- en veiligheidsdomein.

- We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de MIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de MIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
- Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologische onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden (mogelijk) gescreend.
- Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen.
- Thuiswerken is niet mogelijk.