Aanbesteden met slimme mix van specialisten

Vruchtensap of limonade

Is dit vruchtensap, nectar of limonade? Een belangrijke vraag voor de Douane, want de samenstelling van een product bepaalt welke douanewetgeving van toepassing is. Voor chemisch onderzoek naar producten schakelt de Douane het Douane Laboratorium in. Het lab doet 15.000 tot 20.000 onderzoeken per jaar waarbij gegevens van meer dan 100.000 analyses worden ingevoerd. De resultaten die uit het onderzoek komen, worden vastgelegd in een Laboratorium Informatie Management Systeem (LIMS).

Systeem aan vervanging toe

Na jarenlange trouwe dienst is het systeem van het lab hard aan vervanging toe. Het is verouderd, vernieuwingen zijn niet goed toe te passen en er is te veel onderhoud nodig. Bij het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) in Apeldoorn dat de ICT van de Belastingdienst inkoopt, komt de vraag binnen om het LIMS te vervangen.

Multidisciplinair aanbestedingsteam

Inkoopspecialist Ton Lammers gaat aan de slag met een marktanalyse om geschikte marktpartijen in kaart te brengen. Daarnaast worden de specificaties opgesteld. ‘Met een mix van specialisten, zoals IT-architecten, gebruikers, technisch consultants, juristen, economen en natuurlijk inkoopspecialisten, zijn we gaan brainstormen. Wat is de bestaande situatie? Welke functionaliteiten missen we? We wilden bijvoorbeeld naar een web based applicatie en een mobiele toepassing.’

‘We hebben ruim de tijd genomen om de markt te laten meedenken over technische mogelijkheden’

Eisen verfijnen

De zoektocht naar een leverancier begint. Gevraagd wordt om een nieuw LIMS te leveren en te implementeren, inclusief beheer, onderhoud en het instrueren van de gebruikers van het systeem. Ton: ‘We hebben ruim de tijd genomen om de markt mee te laten denken over de technische mogelijkheden. De eisen werden daardoor steeds verfijnder.’

Gunningscriteria

Volgende stap is het bepalen van de gunningscriteria. ‘Uiteindelijk zijn dat er 6 geworden. Je vraagt bijvoorbeeld naar wat de applicatie technisch kan en naar de gebruiksvriendelijkheid. Aanvankelijk vroegen we de inschrijvers om dit op papier aan te tonen. Maar we wilden meer bewijs.’

Demonstratie in het lab

Het aanbestedingsteam besluit een use case, ofwel een beschrijving van het gedrag van het systeem, samen met de medewerkers van het laboratorium op te stellen. Zo kun je nagaan hoe het systeem in de praktijk werkt. Leveranciers moesten in een simulatie laten zien hoe dit voor hun voorstel zou uitpakken. Ton: ‘De leveranciers van de 2 best beoordeelde inschrijvingen hebben we uitgenodigd om een demonstratie te geven. We wilden graag met eigen ogen zien hoe de applicatie werkt.’

Langlopend contract

Met de winnende partij is een contract voor 5 jaar gesloten met een mogelijke verlenging van 10 jaar. Ton: ‘Omdat we met dit nieuwe systeem lang vooruit willen, hebben we voor zo’n lange termijn gekozen. De implementatie vergt heel wat. Je past namelijk toch processen in de organisatie aan om de applicatie goed te kunnen gebruiken.’

Specialist in laboratoriumapplicaties

De winnende partij is een nieuwe speler op de markt. ‘Er zijn best veel spelers op de markt, ook de grote ICT-reuzen leveren dit soort toepassingen. Wij hebben een leverancier geselecteerd die zich echt heeft gespecialiseerd in laboratoriumapplicaties. Een jonge partij met de bijbehorende kenmerken: vlot en bereikbaar via korte lijntjes.’

Moderner systeem

Ton: ‘Straks werken de laboranten met een veel moderner en flexibeler systeem. Ze kunnen veel eenvoudiger onderzoeksprocessen doorlopen en monsters analyseren.' Wat was de kracht van dit traject? ‘De samenwerking in het multidisciplinaire team sprong eruit voor mij. Iedereen bracht kennis in en iedereen was betrokken.'