Eerlijke koffie uit de machine dankzij innovatief contract

Maar liefst 6 miljoen kopjes koffie uit 400 machines worden er jaarlijks geschonken bij de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dankzij contractmanager Anne Ensing en haar collega’s van het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) van DJI is die koffie nu duurzaam en eerlijk geproduceerd.

Voetafdruk verkleinen

Anne: ‘Toen het contract met de koffieleverancier afliep, heeft inkoop de vraag gesteld: gaan we op deze voet verder of steken we dit contract duurzamer in? Inkoop moet in deze tijd meer zijn dan het afsluiten van een zakelijk contract. Je wilt leveranciers uitdagen om samen maatschappelijke doelstellingen te behalen. En als uitvoeringsorganisatie willen we onze ecologische voetafdruk graag verkleinen. Samen met het Facilitair Bedrijf DJI als opdrachtgever zijn we op zoek gegaan naar eerlijke koffie voor onze koffiemachines.’ Anne begon in september 2020 als contractmanager bij het IUC van DJI en kreeg alle contracten rondom voeding onder haar hoede. Anne: ‘Het koffiecontract is daar 1 van. Ik kom zelf uit het facilitaire werkveld en voeding matcht goed met mijn kennis en ervaring. Ik had geen ander onderwerp toebedeeld willen krijgen.’

Bekijk de video met Anne

Bekijk de video en meld je aan voor updates zodat we je kunnen informeren over werken als inkoopprofessional bij de Rijksoverheid en vacatures kunnen toesturen.

Rapid Impact Contracting

Om het koffiecontract duurzamer in te steken, is voor een nieuwe methodiek gekozen. Anne: ‘Normaal wordt een partij geselecteerd via een Europese aanbesteding. Je stelt als opdrachtgever een programma van eisen op waaraan de leverancier moet voldoen. Maar we wilden een ander contract: 1 waarin leveranciers zich als coalitie inschrijven en samen het optimale contract vormgeven.’ Tijdens een marktconsultatie bleek dat leveranciers de ambities van DJI ondersteunen, maar dan moest wel de vraag anders gesteld worden. Zij droegen de methodiek Rapid Impact Contracting (RIC) voor, ontwikkeld door het bureau K+V. Anne: ‘Deze methodiek is niet gebaseerd op eisen maar op ambities. Er stond niet zwart op wit wat we verwachtten van een partij, maar we gaven ze de ruimte om samen met een voorstel te komen. Hierdoor is er ook tijdens het contract nog ruimte voor innovatie in plaats van dat er dan opnieuw moet worden aanbesteed.’

André Weimar, Mark ter Maat en Anne Ensing
Mark ter Maat, oprichter van koffiebranderij Koffielust, maalt de bonen voor een eerlijk kopje koffie voor André Weimar, directeur Inkoop Rijksoverheid en Anne Ensing, contractmanager DJI.

‘We wilden een ander contract: 1 waarin leveranciers zich als coalitie inschrijven en samen het optimale contract vormgeven’

Ambities verwezenlijken

Het IUC formuleerde voor de aanbesteding een aantal ambities, zoals: ‘we willen maximaal bijdragen aan verantwoorde productie en consumptie’ en ‘we willen maximaal bijdragen aan het verminderen van ongelijkheid’. Anne: ‘Leveranciers mochten vervolgens aangeven hoe ze die ambities wilden verwezenlijken. Duidelijk was dat een partij zich niet zelfstandig kon inschrijven, want verantwoorde productie betreft de hele keten. Er was dus samenwerking nodig met ketenpartners. Deze manier van aanbesteden was nieuw voor ons en voor de marktpartijen. Het vergt een andere manier van denken. Europees aanbesteden is heel statisch: er liggen eisen vast en de inschrijvers moeten daaraan voldoen. RIC vraagt om een mindset van loslaten en vertrouwen. Met als doel dat er juist iets mooiers uitkomt.’

Partnerschap

De RIC-methodiek heeft geresulteerd in het contract dat er nu ligt. Leverancier van koffieautomaten Maas, koffiebranderij Koffielust en koffiebonenleverancier Pure Africa bundelen de krachten. Anne: ‘Juist in deze coalitie is dit contract heel duurzaam. De hele keten van boon tot koffie is transparant: er zitten geen andere partijen meer tussen dan deze. We zien het contract als een partnerschap. Samen gaan we de doelstellingen bepalen. Want deze vorm van aanbesteden houdt ook in dat je de concrete invulling dus pas achteraf vastlegt, mét de leveranciers. Voordeel is dat je de expertise van de leveranciers dan kan benutten. De marktpartijen weten als de beste wat haalbaar is en wat niet.’

Koffielust

‘Het roosteren van de bonen gebeurt door Koffielust: een koffiebranderij in het historische gevangenisdorp Veenhuizen’

Transparant

Wat dit contract oplevert? Anne: ‘We krijgen goede koffie voor een eerlijke prijs. We hebben volledig inzage in wie wat overhoudt aan de koffie, tot de koffieboeren in Rwanda aan toe. Want dankzij Pure Africa krijgen zij een eerlijke prijs voor hun bonen en wordt geïnvesteerd in microkredieten waarmee de boeren kunnen investeren in hun bedrijf. Het roosteren van de bonen gebeurt door Koffielust: een koffiebranderij in het historische gevangenisdorp Veenhuizen. Een aantal gedetineerden van DJI met meer vrijheden mogen naar de branderij van Koffielust, net buiten de muren van de gevangenis, om daar bonen te branden. Het plan is om ook binnen de muren van de gevangenis een branderij te realiseren, zodat nog meer gedetineerden daar werk vinden. Mooi vind ik dat we dankzij dit contract 2 kleinere partijen, Koffielust en Pure Africa, een impuls kunnen geven. Zij importeren en branden nu voor heel DJI en IND.’

Trots

Anne is er trots op dat de koffie lekker ‘loopt’. Anne: ‘We drinken nu 100% eerlijke en heerlijke koffie. Dat voelt enorm goed.’ Doel is om steeds verder te verduurzamen. Anne: ‘Nu wordt er minder koffiegedronken dan normaal, omdat meer mensen thuiswerken. Als er weer veel koffiedrab beschikbaar is, dan willen we daarmee koffiebekers laten maken. Die bekers komen dan weer op de locaties te staan. Zo zetten we weer een nieuwe stap richting 100% duurzaam.’

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon