‘Het goed opslaan, bewaren en beschikbaar maken van informatie was altijd al belangrijk, maar de afgelopen jaren is het meer in de schijnwerpers komen te staan’, vertelt Lennaert, manager informatiehuishouding bij het ministerie van IenW. ‘Dat komt niet alleen door de toeslagenaffaire. We vinden het als overheid ook steeds belangrijker om verantwoording af te leggen aan de samenleving. Bonnetjes die kwijtraken en sms'jes die verdwijnen; dat kan echt niet.’
Iedere dag levert het werk op het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) een enorme stroom aan informatie op. De taak van de adviseurs informatiehuishouding: zorgen dat de samenleving en ambtenaren op ieder gewenst moment gebruik kunnen maken van de informatie die ze nodig hebben.
Vernietigen of toch bewaren?
De afdeling Informatiehuishouding werkt niet alleen voor de samenleving. De afdeling helpt juist ook ambtenaren bij het ministerie van IenW om de stroom informatie die het ministerie dagelijks ontvangt en aanmaakt te organiseren. Anne Marije, adviseur informatiehuishouding, legt uit hoe ze binnen het ministerie met een Document Management Systeem (DMS) werken: ‘Neem een brief: die komt binnen, wordt verwerkt en komt in een tijdelijk archief terecht. Na een paar jaar volgt een besluit: gaan we 'm vernietigen of bewaren we de brief permanent in het Nationaal Archief? Het doel is ervoor zorgen dat die brief weer gebruikt kan worden, als het moet. Zo dragen wij bij aan een transparante overheid.’
Makkelijker, maar ook kwetsbaarder
Op welke manier documenten moeten worden behandeld, ligt vast in wetten en procedures. Richie, die net als Anne Marije werkt in het team adviseurs, vertelt: ‘In de Archiefwet staat omschreven hoe je met informatie moet omgaan. De wet- en regelgeving staat overigens niet stil. De toenemende digitalisering maakt ons werk makkelijker maar ook kwetsbaarder, bijvoorbeeld voor datalekken.’
Meer bewustwording
De adviseurs informatiehuishouding hebben nog een belangrijke taak: vergroten van bewustwording. Anne Marije: ‘Je moet continu aandacht blijven besteden aan informatiehuishouding. Daarom nodigen we sprekers uit, sturen we nieuwsbrieven rond en hebben we een e-learning ontwikkeld.’ Teammanager Lennaert ziet dat deze investering zich uitbetaalt. ‘Uit metingen blijkt dat de bewustwording stijgt. En nieuwe applicaties gericht op het slim zoeken en vinden van informatie werken goed en worden veel gebruikt.’
VIP-lijn voor noodgevallen
Lennaert: ‘We hebben ook een zogenaamde ‘VIP-lijn’ opgezet. Als een minister of staatssecretaris ’s avonds laat of in het weekend op vragen uit de kamer of de media moet reageren, staat er elke dag tot tien uur ’s avonds iemand stand-by, ook in de weekenden.’
Bijdragen aan maatschappij
Lennaert: ‘Het vakgebied informatiehuishouding is binnen ons ministerie volop in beweging. De collega’s in het team hebben veel energie. Er zijn veel ideeën en met een goed idee kun je ook daadwerkelijk aan de slag.’ Richie: ‘De mogelijkheden zijn hier eindeloos. Ik verwacht hier mijn hele leven te kunnen blijven werken en telkens iets nieuws te doen.’