Administratief Medewerker

Internationale projecten soepel laten verlopen vraagt om goede ondersteuning. Als Administratief Medewerker zorg jij dat de administratie klopt en processen goed lopen. Je werkt in het gezellige en bevlogen team Public and Private Sector Development en ondersteunt collega’s bij projecten die wereldwijd impact hebben. Je schakelt met verschillende collega’s en zorgt dat alles achter de schermen geregeld is. Daarmee draag je direct bij aan het succes van het team.

Waar jij aan werkt

Het grootste deel van je werk bestaat uit administratieve ondersteuning van internationale projecten. Je verwerkt gegevens in het administratiesysteem (BAS) en zorgt dat documenten compleet en op orde zijn. Je ondersteunt bij het laten aftekenen van brieven en het versturen van contracten. Ook controleer je subsidieaanvragen en zorg je dat deze volledig zijn voordat ze verder in behandeling gaan.

Je werkt nauw samen met collega’s binnen en buiten het team, zoals managementondersteuners en projectmedewerkers. Binnen het team stem je werkzaamheden goed af en zorg je dat informatie duidelijk wordt vastgelegd en makkelijk terug te vinden is. Ook registreer je deelnemers aan evenementen en houd je overzichten bij die belangrijk zijn voor het team.

Je werkt intensief samen met een collega administratief medewerker binnen het team. Jullie verdelen het werk, nemen taken van elkaar over en zorgen samen dat de ondersteuning goed doorloopt. De afdeling maakt gebruik van een gezamenlijk mailadres voor ondersteuningsvragen, dat jullie samen beheren. Ook werk je samen met andere administratief en managementondersteuners binnen de afdeling. Bij drukte of in vakantieperiodes spring je voor elkaar bij.

Een kleiner deel van je werk bestaat uit secretariële ondersteuning van het team. Je helpt bij het plannen en organiseren van werkzaamheden en zorgt dat dagelijkse zaken goed geregeld zijn.

Andere secretariële werkzaamheden zijn:

• Beheren van de telefoon en mailbox.
• Inplannen van afspraken en reserveren van vergaderruimtes en parkeerplaatsen.
• Verwerken van post en bestellingen.
• Bijhouden van ziekte- en herstelmeldingen en autorisaties.
• Ondersteunen bij teamactiviteiten en bijeenkomsten.

We verheugen ons op jouw reactie! Twijfel je nog, neem dan vooral even contact op, zodat we kunnen uitleggen waarom dit zo’n leuke functie en zo’n leuk team is!

Je werkt zelfstandig en pakt werkzaamheden snel op. Je blijft rustig als er meerdere taken tegelijk lopen en houdt overzicht in je werk. Je plant je werkzaamheden goed en werkt nauwkeurig volgens afspraken en procedures. Daarbij werk je prettig samen met collega’s en neem je werk over als dat nodig is.

Verder heb je:

• Een afgeronde mbo-opleiding in een administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 4 jaar werkervaring met administratieve én secretariële werkzaamheden, waaronder het werken met administratiesystemen, documentbeheer en het ondersteunen van een team.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Excel, Teams en Word) voor administratieve en ondersteunende werkzaamheden.
• Ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere collega’s of een team in een werkomgeving met wisselende werkzaamheden.
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal B2-niveau, omdat je veel schriftelijk en mondeling contact hebt.
• Beheersing van de Engelse taal op minimaal B1-niveau, omdat je werkt in een internationale omgeving.
• Ervaring met systemen zoals BAS, IBIS of Achilles is een pré

Hybride werken

• Bij RVO werken we hybride. Voor deze functie wordt van je verwacht dat je minimaal 2 keer per week op de RVO-vestiging in Den Haag aanwezig bent. Voor de overige dagen kun je je werk vanaf elke locatie doen (vanuit huis, op één van de RVO-kantoren of elders).

Sollicitatieproces

• Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.    

Selectieproces

• Alle binnengekomen cv’s en antwoorden op de vragen worden beoordeeld aan de hand van de eisen uit de vacature. Zorg dus dat uit jouw cv duidelijk wordt of je over de benodigde eisen beschikt.
• Het eerste selectiegesprek is op 11 juni, de tweede op 17 juni, beide in Den Haag.
• De sollicitatiegesprekken staan in het teken van, de in de vacature genoemde, competenties. Dit doen we a.d.h.v. competentiegerichte vragen.

Dienstverband

• In eerste instantie krijg je een contract voor bepaalde tijd, afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan het zijn dat je een vast contract krijgt.

Rijkskandidaten

• Ben je Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat binnen de Rijksoverheid? Voeg dan na het ontvangen van de bevestigingsmail van je sollicitatie de aanwijzingsbrief toe bij ‘Extra documenten’.
• Heb je een contract voor onbepaalde tijd, dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering.

Overig

• Voor werken bij RVO is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Om de vacaturetekst later nog terug te kunnen lezen, raden we aan deze vooraf te downloaden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature heeft geen zin, wij werken met vaste leveranciers.