Administratief medewerker Interne en Externe Betrekkingen (Tijdelijke functie)

Versterk jij de directie Bestuursondersteuning en neem je verantwoordelijkheid voor een goed geregelde evenementen en bijeenkomsten? En heb jij uitstekende digitale vaardigheden en van nature aandacht voor mensen en details? In deze administratieve functie werk je op één van de mooiste plekken van Den Haag: Paleis Kneuterdijk.

De directie Bestuursondersteuning verzorgt de inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan de secretaris en de vice-president. De afdeling Communicatie, de stafafdeling IV, de afdeling Secretariaten, Interne en Externe Betrekkingen en het Woo-punt maken onderdeel uit van de directie.
Binnen de afdeling Secretariaten, Interne en Externe Betrekkingen is een tijdelijke vacature ontstaan voor de functie van: Administratief medewerker Interne en Externe betrekkingen.

Samen met je collega’s van Interne en Externe Betrekkingen draag je zorg voor het organiseren van de evenementen en bijeenkomsten die bij de Raad van State plaatsvinden. Je draagt zorg voor de administratieve en logistieke voorbereiding van de evenementen, je gaat in gesprek met de organiserende partij en je biedt ook ondersteuning aan de gasten op de evenementen zelf.

Je ondersteunt je collega’s bij:

• het administratieve proces t.b.v. evenementen en bijeenkomsten, bijvoorbeeld het opstellen en verspreiden van draaiboeken, het reserveren van zalen in TOPdesk, het plannen in agenda’s en het bijhouden van de evenementenkalender;
• het bespreken van de wensen voor bijeenkomsten met andere afdelingen en deze afstemmen met de facilitaire diensten;
• het ondersteunen bij een evenement, bijvoorbeeld in de garderobe, registratie, het ontvangen van gasten of bij cateringwerkzaamheden;
• het ondersteunen bij overige ad hoc administratieve of uitvoerende werkzaamheden zoals het updaten van het relatiebestand, het boeken van buitenlandse dienstreizen of het uitzetten van bestellingen voor de afdeling;
• het beantwoorden van e-mails aan de afdeling Interne en Externe Betrekkingen;
• administratieve taken, zoals het opstellen van brieven of andere documenten en de archivering hiervan;
• het proces rondom relatiegeschenken.
  

Wij vragen van jou:

• een afgeronde opleiding op MBO-niveau 4;
• ervaring met het organiseren van evenementen en opstellen van draaiboeken;
• ervaring met Microsoftapplicaties zoals Excel, Outlook, Sharepoint en Forms;
• relevante ervaring op administratief of secretarieel gebied;
• flexibele inzetbaarheid i.v.m. evenementen;
• ervaring met protocol en de ontvangst van hoogwaardigheidsbekleders is een grote pré.

Als persoon:

• heb je oog voor detail en werk je secuur;
• ben je representatief en dienstverlenend;
• ben je proactief en collegiaal;
• ben je geduldig en blijf je gefocust onder druk.

Naast bovenstaande vinden we het belangrijk dat je organisatiesensitiviteit hebt, goed kunt plannen en organiseren en integer bent. Meer informatie kun je vinden in het functieprofiel van managementondersteuner.

Om samen een prettige manier van samenwerken te vinden en omdat dit werk aanwezigheid vereist, werken we grotendeels op kantoor en bij uitzondering vanuit huis.

Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Als je dat wilt, kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.

De Raad van State stelt zich tot doel gelijkheid, diversiteit en inclusie te bevorderen; dat zien wij graag weerspiegeld in onze teams.

We vragen tijdens de sollicitatieprocedure om twee referenties. Contact opnemen met één van de opgegeven referenties kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.

Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

In de selectieprocedure hebben herplaatsingskandidaten en verplichte VWNW-kandidaten binnen de Rijksoverheid een voorrangspositie. Mocht je tot één van deze doelgroepen behoren, dan word je verzocht de aanwijzingsbrief bij de sollicitatiebrief te voegen.