Administratief Medewerker Werkplekbeheer

Als organisatie kun je niet om goed georganiseerde processen en betrouwbare administratieve ondersteuning heen. De kracht van veilige ICT zit niet alleen in systemen, maar vooral in mensen die overzicht houden, verbanden leggen en zorgen dat afspraken en acties daadwerkelijk worden opgevolgd.

Vind jij het leuk om dingen te regelen, uit te zoeken en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Krijg je energie van afwisselend administratief werk waarbij je veel contact hebt met collega's en geen dag hetzelfde is? Als Administratief Medewerker Werkplekbeheer ben jij de spin in het web voor diverse afdelingen op de frontoffice.

Wat ga je doen?
Je zorgt ervoor dat administratieve processen rondom werkplekken, aanvragen en ICT-middelen goed verlopen. Je houdt overzicht op wat er binnenkomt, wat er nog openstaat en wat er afgerond moet worden. Wanneer iets niet klopt of blijft liggen, zoek je uit waar het vastloopt en zorg je dat het weer in beweging komt.

Het werk is afwisselend en vraagt dat je voortdurend schakelt tussen verschillende soorten werkzaamheden. Je verwerkt nieuwe meldingen, controleert of wijzigingen goed zijn doorgevoerd en werkt diverse administratieve gegevens bij Topdesk. Daarnaast beantwoord je vragen, stem je af met collega’s en leveranciers en analyseer je Excel overzichten die inzicht geven in de status van lopende zaken. Geen dag is hetzelfde, omdat je steeds bezig bent met andere openstaande acties en vragen die tussendoor binnenkomen.

Wat je vooral veel gaat doen:

• Verwerken en afhandelen van aanvragen, meldingen en wijzigingen in Topdesk
• Bewaken van voortgang en opvolgen van openstaande acties
• Uitzoeken van status van bestellingen, leveringen en vastgelopen processen
• Beheren en controleren van registraties van ICT-middelen en bedrijfsmiddelen In Topdesk.
  

Ons hoofdkantoor is momenteel gevestigd in Gouda, maar medio 2027 verhuizen we naar Utrecht, direct achter Utrecht Centraal. Deze verhuizing biedt nieuwe kansen om onze samenwerking te versterken en innovatie te stimuleren. Bovendien komen we daarmee centraal in Nederland te liggen, wat onze bereikbaarheid voor zowel opdrachtgevers als collega’s verder vergroot.

Je werkt graag in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar je zelf overzicht moet houden. Je bent nauwkeurig, denkt in processen en vindt het leuk om dingen uit te zoeken totdat het klopt. Als iets niet duidelijk is, ga jij net zo lang door tot je weet waar het zit of hoe het opgelost kan worden.

Je schakelt makkelijk met verschillende collega’s en afdelingen en communiceert helder en praktisch. In deze rol is het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken, maar ook goed samenwerkt wanneer dat nodig is. Je hoeft geen diepgaande IT-kennis te hebben, maar je vindt het wel interessant om te werken met systemen en om te begrijpen hoe processen achter de schermen lopen.

• Mbo 3 werk- en denkniveau (richting administratief, facilitair of ICT-ondersteuning)
• Ervaring met administratieve processen
• Ervaring met Topdesk of vergelijkbare systemen is een pré
• Affiniteit met ITIL, ICT-processen en wijzigingsbeheer is een pré
• Beheersing van Excel (zoals filters, formules en eenvoudige analyses). Beschik je hier nog niet volledig over, dan bieden wij de mogelijkheid om hiervoor een cursus te volgen.

Binnen de Rijksoverheid wordt er gebruik gemaakt KWIV-profielen.
Meer informatie kun je vinden op Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) - Functiegebouw Rijk (functiegebouwrijksoverheid.nl)

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als VWNW- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van jouw leidinggevende of mobiliteitsadviseur én een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld