Administratief ondersteuner

Ben jij een kei in administratie, werk je accuraat en denk je proactief mee in de werkprocessen? Vind je het daarnaast leuk om collega’s te ontzorgen? Dan is de vacature administratief ondersteuner echt iets voor jou! Wij zoeken een ervaren collega die deze talenten wil inzetten om ervoor te zorgen dat de sectie Omgevingsmanagement op administratief gebied loopt als een trein.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de adviseurs Milieu en Brandveiligheid van het Cluster Beheren Vergunningen. Samen zorgen jullie dat vergunningendossiers voor onze klant Defensie compleet en goed vindbaar zijn in onze registratiesysteem. Defensie is momenteel onze belangrijkste klant, maar onze dienstverlening gaan we uitbreiden naar andere Rijksonderdelen.

Daarnaast zorg je samen met je collega’s van het team administratieve ondersteuning dat de administratieve processen binnen de sectie Omgevingsmanagement soepel verlopen. Je werkt bijvoorbeeld samen met collega’s van het Cluster Verkrijgen Vergunningen. Nieuwe vergunningen verwerk je in het vergunningendossier.

Bij afwezigheid vervang je collega’s en pak je tijdelijk andere administratieve taken op binnen de sectie Omgevingsmanagement, zoals het aanmaken van inkooporders of het beheren van mailboxen van andere clusters. De afwisseling aan taken en opdrachten maakt het werk als administratief ondersteuner leuk en uitdagend!

Hoe kan jouw werkdag er dan uitzien?

Jij ontvangt de verleende vergunningen en meldingen die door het cluster Verkrijgen Vergunningen zijn aangevraagd voor Defensie. Je controleert deze op volledigheid en stemt hierover af met de adviseurs binnen het cluster Beheren Vergunningen. Je maakt, beheert en archiveert digitale dossiers en zorgt dat documenten correct in de registratiesystemen worden opgeslagen.

Het adequaat beheren van het vergunningenbestand, archief en documentatie doe je door:

• samenstellen en beheren van dossiers;
• vergunningen te registreren, ook als daar afwijkende voorschriften in staan;
• het op orde houden van het actuele vergunningenbestand en de dossiers (archivering);
• zorgdragen voor een juiste koppeling van document in de registratiesystemen;
• administratief ontsluiten van informatie aan collega’s en de klant.

Nieuwsgierig geworden naar de functie van Administratief medewerker, maar wil je eerst nog wat meer informatie over deze functie? Bel of app dan met Vivian Wagemakers, Coördinator Administratief medewerker via 06 – 31 97 43 80. Of neem contact op met Mascha van Meijl, Programmamanager Beheren Vergunningen via 06 – 21 94 84 03.

Wij zoeken een ervaren en enthousiaste administratief ondersteuner met een praktische instelling, die houdt van afwisseling en puzzelen. Je werkt accuraat en goed georganiseerd. Omdat je samenwerkt met diverse mensen binnen het Rijksvastgoedbedrijf zoeken we een teamplayer die ook zelfstandig kan werken.

Verder heb je:

• Mbo werk- en denkniveau.
• Het vermogen om je werk te organiseren en zelfstandig uit te voeren. Inhoudelijk ondersteunen de collega’s je natuurlijk. Sparren mag altijd!
• Een proactieve houding, met het vermogen om goed om te gaan met druk. Je werkt nauwkeurig en beheerst zowel schriftelijk als mondeling de Nederlandse taal.

• De gesprekken zijn gepland op 7 en 9 april op ons kantoor in Utrecht.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met jouw leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Klik hier als je nieuwsgierig bent naar wat het Rijksvastgoedbedrijf jou te bieden heeft.

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken. Hier vind je meer informatie daarover.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.