Adviseur Bedrijfsvoering | Facilitaire Zaken

Jij brengt structuur, overzicht en regie in een organisatie met maatschappelijke impact

Bij Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) draait alles om veiligheid, maatschappelijke impact en samenwerken aan de energie van morgen. Achter onze inspecteurs, specialisten en managers staat een sterke organisatie. En daar speel jij als operationeel ingestelde Adviseur Bedrijfsvoering met als voornaamste aandachtsvelden (Arbeids-)Veiligheid en Gebouw een belangrijke rol in.

Ben jij een servicegerichte persoonlijkheid die rust brengt in een dynamische omgeving? Die vooruitdenkt, prioriteiten bewaakt en moeiteloos schakelt tussen verschillende belangen en werkzaamheden? Dan vind je bij SodM een omgeving waarin jij het verschil kunt maken.

Je ondersteunt het management en de organisatie bij uiteenlopende facilitaire en organisatorische vraagstukken. Je houdt overzicht, signaleert knelpunten en pakt zaken zelfstandig op. Daarbij denk je vooruit, kom je met verbetervoorstellen en werk je deze waar nodig uit. Je zoekt en houdt verbinding met het primair proces waardoor je goed op de facilitaire behoeften kunt blijven inspelen. Je fungeert als “buffer” richting de interne organisatie en externe omgeving in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context. Complexiteit en afwisseling zie jij niet als uitdaging, maar als motivatie.

Als Adviseur Bedrijfsvoering vervul je een echte spilfunctie binnen de organisatie. Je bent zichtbaar, benaderbaar en nauw verbonden met collega’s.

Wat ga je doen?

Als Adviseur Bedrijfsvoering ondersteun je in de volledige breedte de organisatie waar inhoud, maatschappelijke verantwoordelijkheid en bestuurlijke dynamiek samenkomen. Je werkzaamheden bestaan uit een combinatie van adviserende, organisatorische en operationele taken. Je voert werkzaamheden zelfstandig uit, denkt mee over verbeteringen en werkt waar nodig voorstellen uit.

Je werkt zelfstandig, maar zeker ook in teamverband, houdt overzicht over uiteenlopende (complexe) processen en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en zorgt ervoor dat werkzaamheden efficiënt en gestructureerd verlopen.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het adviseren en faciliteren in de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) voor onze inspecteurs;
• Het zorgdragen voor de BHV-organisatie voor onze collegae, die op ons kantoor in Leidschenveen werkzaam zijn. Je vervult hierbij ook het coördinatorschap BHV;
• Het toezien op de (gebouw technische) veiligheid, in samenspraak met collegae, die binnen het veiligheidsdomein van SodM (bijv. ICT) werken;
• Het monitoren c.q. het verzorgen van het gebouw technisch onderhoud (huurder specifiek) in samenspraak met beheerder gebouw;
• Het monitoren c.q. het verzorgen van parkeerbeheer en ook dienstauto’s;
• Het opvragen en beoordelen van offertes alsmede het voeren van contractmanagement;
• Het voorbereiden, organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten;
• Het bewaken van prioriteiten, acties, deadlines en besluitvorming;
• Het opstellen, redigeren en verwerken van documenten, actielijsten en correspondentie;
• Het coördineren van informatiestromen en het onderhouden van contact met interne en externe stakeholders op verschillende niveaus;
• Het signaleren van knelpunten en zelfstandig aandragen van oplossingen;
• Het ondersteunen en structureren van organisatorische en administratieve processen;
• Het coördineren van werkzaamheden binnen de ondersteuning en het verbeteren van werkwijzen waar nodig;
• Het ondersteunen van projecten en organisatie brede trajecten.

Je beweegt makkelijk mee in een complexe omgeving waar snel geschakeld wordt en weet ook onder druk overzicht en rust te bewaren.

Wie ben jij?

Jij bent een ervaren en praktisch ingestelde adviseur die zelfstandig werkt, initiatief neemt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Je vindt het prettig om zaken zelf op te pakken, maar kunt ook op tactisch niveau meedenken en voorstellen uitwerken. Je weet hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden en houdt overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijkertijd spelen.

Je bent teamgericht, organisatiesensitief, communiceert gemakkelijk met verschillende stakeholders en voelt goed aan wat er nodig is binnen een bestuurlijke omgeving.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig;
• Je bent servicegericht, collegiaal en je functioneert graag als teamplayer (samenwerken);
• Je bent proactief en oplossingsgericht en je houdt van ‘continue verbeteren’;
• Je bent bestuurlijk en organisatiesensitief;
• Je kunt goed analyseren, prioriteren, organiseren en monitoren;
• Je behoudt rust en overzicht in een complexe, dynamische omgeving;
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
• Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op.

Wat neem je mee?

• Hbo werk- en denkniveau;
• Gedegen ervaring in een faciliterende functie;
• Ervaring binnen een complexe organisatie of bestuurlijke omgeving;
• Goede kennis van MS Office en ervaring/affiniteit met FMIS-applicatie;
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe werkwijzen en applicaties snel eigen;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Hybride werken behoort tot de mogelijkheden. Omdat deze functie een belangrijke ondersteunende, maar ook verbindende rol heeft binnen de organisatie, vragen wij een hoge mate van fysieke aanwezigheid (75%) en flexibiliteit.

Je dient bereid te zijn om mee te draaien in een 4-wekelijks rooster bereik- en beschikbaarheidsdienst (vergoeding conform CAO Rijk).

De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een arbeidsvoorwaardengesprek.

De 1e gesprekken zijn gepland op 25 en 26 november. De 2e gesprekken staan gepland op 2 en 3 december.

Het inwinnen van referenties kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. De kandidaten die het meeste aansluiten op het opgestelde profiel nodigen wij uit voor een gesprek. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde opleiding(en) als werkervaringseisen. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Deze vacature wordt tegelijkgertijd intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschikheid gaat de voorkeur uit naar een interne kandidaat.

Is je interesse gewekt? Solliciteer dan via onderstaande button met je cv en motivatiebrief. We lezen daarin graag waarom deze functie jou aanspreekt en wat jij meebrengt als ons nieuw teamlid.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.