Adviseur Bedrijfsvoering (Inkoop en leveranciersmanager)

Binnen de Rijksoverheid ligt er een opgave om de facilitaire dienstverlening van rijkskantoorpanden zorgvuldig, doelmatig en toekomstgericht te organiseren. Dit vraagt om een leveranciers- en contractmanager die zelfstandig uitvoering geeft aan contractafspraken, overzicht houdt in complexe processen en actief bijdraagt aan het verbeteren van dienstverlening binnen een dynamisch speelveld.

Deze functie gaat over meer dan contractbeheer of overleg voeren met leveranciers. Je stuurt op dienstverlening, samenwerking, procesverbetering en de doelmatigheidsopgave van de organisatie. Je brengt belangen van leveranciers, rijkspartners, interne opdrachtgevers en gebruikers bij elkaar en gebruikt daarbij data(analyse) en vertaalt signalen naar acties en keuzes.

Binnen FMHaaglanden (FMH) zoeken wij een professional die zelfstandig opereert op het snijvlak van inkoop, leveranciersmanagement en facilitaire dienstverlening.

Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering en bewaking van contracten en vertaalt tactische en operationele signalen naar acties, keuzes en verbetervoorstellen. Daarbij gebruik je data en managementinformatie om prestaties van leveranciers en dienstverlening te volgen, afwijkingen te signaleren en verbeteringen door te voeren binnen lopende contracten én toekomstige aanbestedingen.

Je werkt zelfstandig in een omgeving met veel stakeholders. Je onderhoudt contact met leveranciers, rijkspartners en interne partijen, bewaakt afspraken en pakt knelpunten op. Je schakelt tussen belangen, uitvoering en tactische sturing, zonder de bredere opgave uit het oog te verliezen.

Ook lever je input voor aanbestedings- en implementatietrajecten en zorg je dat afspraken, voortgang en besluitvorming zorgvuldig worden vastgelegd.

Wat ga je doen?

• Je managet contracten en leveranciers op het gebied van bijvoorbeeld catering en afvalstromen of gebouwbeheer en logistieke leveranciers.
• Je onderhoudt de relatie met rijkspartners: organisaties waarmee FMH verplicht samenwerkt en die niet via aanbesteding worden gecontracteerd.
• Je bewaakt afspraken, prestaties en contractnaleving en hebt afstemming met leveranciers, rijkspartners en interne partijen.
• Je bewaakt de tactische lijn, vertaalt operationele signalen naar verbeteracties en houdt overzicht op de bredere opgave.
• Je zorgt dat data beschikbaar komt, ordent deze informatie en gebruikt dit voor monitoring, rapportage en verbetering.
• Je signaleert trends, afwijkingen en knelpunten en vertaalt deze naar acties binnen lopende contracten en toekomstige aanbestedingen.
• Je brengt verschillende belangen samen en organiseert beweging wanneer processen, samenwerking of dienstverlening beter moeten.
• Je bereidt inkooptrajecten en aanbestedingen voor en zorgt dat ervaringen uit contractmanagement worden meegenomen in nieuwe afspraken.
• Je houdt overzicht wanneer er veel vragen tegelijk spelen en onderscheidt hoofd- en bijzaken.
• Je legt afspraken, voortgang en besluitvorming zorgvuldig vast.
• Je volgt ontwikkelingen binnen facilitaire dienstverlening, data en informatieveiligheid en vertaalt deze naar verbetervoorstellen.

Dit kan je verwachten

Je krijgt een zelfstandige functie waarin je verantwoordelijkheid neemt voor contracten, leveranciers en dienstverlening binnen de Rijksoverheid. Het ene moment analyseer je prestatie-informatie, het andere moment bespreek je knelpunten met stakeholders of werk je aan input voor een aanbesteding.

Vanuit contractmanagement werk je aan belangen, knelpunten en keuzes die invloed hebben op de dienstverlening binnen rijkskantoorpanden. Je vertaalt operationele signalen naar tactische keuzes, verbeteracties en input voor nieuwe afspraken.

Dat vraagt om eigenaarschap, overzicht en het vermogen om anderen mee te nemen. Je werkt in een omgeving waar veel gebeurt en waar je schakelt tussen inhoud, proces, data en samenwerking.

• Je hebt hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met inkoop, contractmanagement en/of leveranciersmanagement.
• Je hebt ervaring met data en managementinformatie, bijvoorbeeld voor analyse, monitoring of rapportage.
• Je kunt informatie vertalen naar signalen voor verbetering en concrete acties.
• Je schakelt makkelijk met leveranciers, rijkspartners en interne stakeholders.
• Je wacht niet af, maar pakt eigenaarschap en brengt onderwerpen verder.
• Je kunt belangen wegen en blijft scherp wanneer vraagstukken niet direct een eenduidig antwoord hebben.
• Je houdt overzicht op meerdere dossiers tegelijk.
• Je communiceert helder en voelt je prettig in een organisatie met veel betrokken partijen.
• Affiniteit met facilitaire dienstverlening is een pré.

• Voor een medewerker in vaste dienst van het Rijk spreken we in eerste instantie een detachering af.
• Je mag een motivatiebrief en CV sturen. Ook mag je zelf een vorm kiezen waarvan jij vindt dat die past bij jou en bij deze functie. We zijn benieuwd naar jouw creativiteit! Ben je voornemens je motivatie te laten schrijven door AI; dan zijn we benieuwd naar je prompt. We lezen ‘m graag! Je kunde met het goed kunnen prompten komt tijdens het uitoefenen van je functie goed van pas.
• Wacht niet met het indienen van je sollicitatie tot het laatste moment. Vóór de sluitingstermijn kunnen we namelijk al contact met je opnemen voor het inplannen van een sollicitatiegesprek.
• Een assessment kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure
• We starten met een jaarcontract. Als we de ideale match zijn wordt dat omgezet naar een dienstverband voor onbepaalde tijd.