De directie Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie heeft als doel haar klanten, alle IND-collega’s en diverse ketenpartners, snel en vakkundig te ondersteunen op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits en facilitaire voorzieningen.
Binnen de directie Bedrijfsvoering vallen onder de afdeling Huisvesting & Facilitair (H&F) de teams Facilitaire Kennis & Regie (FK&R), Veiligheid, Huisvesting, Facilitaire Uitvoering Zevenaar en Facilitaire Uitvoering Den Bosch. Het team FK&R stuurt de facilitaire dienstverlening door externe partijen aan en is verantwoordelijk voor het accountmanagement richting de interne organisatie. Binnen FK&R zijn de aandachtsgebieden Beheer & Exploitatie, Backoffice, Duurzaamheid en Arbo ondergebracht. De Backoffice van FK&R ondersteunt alle teams binnen H&F, met expertise op het gebied van financiën, administratie, inkoop en contractmanagement.
De uitvoering van inkoop en contractmanagement van de IND is grotendeels belegd bij het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC) van het SSC DJI. Een deel van het contractportfolio valt echter buiten de samenwerking en wordt door de IND zelf uitgevoerd. Voor dit deel zoekt FK&R een contract- en leveranciersmanager.
In deze functie richt je je op facilitaire contracten die niet onder Europese aanbestedingsregels vallen. Het gaat onder andere om omvangrijke en langdurige contracten met andere rijksoverheidsorganisaties, ook wel inbestedingen. Je werkt in een dynamische omgeving met uiteenlopende belangen en schakelt tussen collega’s, leveranciers, rijkspartners en management. Daarbij zorg je ervoor dat contractuele afspraken worden nagekomen en dat de samenwerking met stakeholders soepel verloopt.
Je werkt nauw samen met collega’s binnen en buiten FK&R. Binnen de directie Bedrijfsvoering wordt bovendien gewerkt aan de oprichting van een apart team dat strategische inkoop en contractmanagementexpertise zal bieden binnen de IND. Dit leidt tot verdere afstemming in taken en samenwerking. Samen draag je bij aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de IND.
De belangrijkste elementen van de functie contract- en leveranciersmanager Backoffice FK&R zijn:
- Je bent verantwoordelijk voor het opzetten en inrichten van contract en leveranciersmanagement binnen het domein facilitair, huisvesting en veiligheid, in lijn met geldend beleid en organisatorische ontwikkelingen. Je managet contracten en leveranciersrelaties voor facilitaire contracten die niet Europees zijn aanbesteed en voor contracten met andere rijksoverheidsorganisaties.
- Je ziet toe op de naleving van contractuele afspraken en kwaliteitsnormen. Daarbij heb je oog voor zowel de inhoudelijke als de relationele aspecten.
- Je signaleert en analyseert knelpunten, risico’s en verbetermogelijkheden in contracten en dienstverlening en vertaalt deze naar concrete verbeteracties en voorstellen voor aanpassing van aanpalend beleid.
- Je voert activiteiten uit op het gebied van kostenmanagement, gericht op het beheersen, bewaken en optimaliseren van contractkosten.
- Je analyseert en stelt rapportages op, evalueert ontwikkel en veranderprocessen en monitort bedrijfsvoeringsprocessen. Op basis hiervan stem je vervolgacties af en voer je deze uit.
- Je voert evaluatiegesprekken met gebruikers van contracten en met leveranciers en rijkspartners.
- Je beoordeelt en stelt contractdocumenten op.
- Je stelt contracthandleidingen op en ontwikkelt deze, met als doel uniform werken te bevorderen.
- Je draagt zorg voor het oplossen van contractuele vraagstukken wanneer dat nodig is.
- Je levert waardevolle input bij Europese aanbestedingstrajecten op basis van jouw praktijkervaring en kennis van contracten en uitvoering, waarmee je bijdraagt aan verdere professionalisering van de organisatie.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor leveranciers en interne klanten bij vragen over contractmanagement.
- Je treedt op als sparringpartner voor contracteigenaren, opdrachtgevers en leveranciers en adviseert het lijnmanagement. Daarbij draag je bij aan complexe ontwikkel en veranderprocessen en bewaak je de samenhang met andere aandachtsgebieden en beleidsterreinen.
- Je initieert en stelt contracten, contractwijzigingen, verlengingen, addenda en opzeggingen op in samenwerking met inkoopspecialisten en bedrijfsjuristen van de IND.
- Je bereidt besluitvorming voor door het schrijven van nota’s voor het managementteam, bijvoorbeeld voor besluitvorming, budgetaanvragen of ondertekening van overeenkomsten.
- Je onderhandelt met leveranciers en rijkspartners in het belang van de IND en adviseert en begeleidt management en medewerkers bij complexe ontwikkel en veranderprocessen, de bijbehorende besluitvorming en de implementatie en uitvoering daarvan.
- Je ziet scherp toe op het al dan niet gedelegeerde contracteigenaarschap.