Kun jij niet kiezen tussen adviseren, coördineren en zelf de handen uit de mouwen steken?
Een stafadviseur heeft een veelzijdige rol met een breed scala aan onderwerpen, waarin jij de verbindende factor bent, in een functie met maatschappelijke betekenis!
Het is een tijd waarin veel gebeurt en het thema migratie brengt uiteenlopende en complexe vraagstukken met zich mee. Om te zorgen dat de IND haar taken zo goed mogelijk kan uitvoeren, is de directie Bedrijfsvoering (BV) een belangrijke business partner voor advies, kaders, controle en uitvoering.
Het managementteam van BV wordt organisatorisch en procesmatig geadviseerd en ondersteund door het Stafteam, dat bestaat uit stafadviseurs, informatiemanagement en managementondersteuners. Wij zoeken een nieuwe collega stafadviseur, met affiniteit op het gebied van bedrijfsvoeringsportefeuilles, waaronder HR, communicatie en medezeggenschap.
Als stafadviseur ben je goed op de hoogte en heb je een breed netwerk. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt door structuur aan te brengen, te signaleren en te adviseren. Natuurlijk ga je zelf ook actief aan de slag met jouw portefeuilles.
Je hebt veel contact met de verantwoordelijke managers, maar ook met inhoudelijke experts, projectmanagers en andere belanghebbenden. Jij bent de verbinding binnen Bedrijfsvoering, met andere directies of daarbuiten.
Samen met de betreffende manager zorg je voor de inhoudelijke voorbereiding van overleggen, sessies of bijeenkomsten in jouw portefeuille. Je adviseert op het proces, denkt mee over de inhoud, legt afspraken vast en bewaakt de voortgang. Je hebt overzicht en bent een belangrijke schakel in de coördinatie en het stroomlijnen van de communicatie tussen alle betrokken partijen.
Je bent een adviseur op verschilleden gebieden en niveaus, en inzetbaar in deelprojecten of werkgroepen.
Jij bent bij voorkeur bekend met vraagstukken op gebied van HR/Mens en Organisatie binnen de Rijksoverheid. Tegelijkertijd zoek je de breedte in plaats van de verdieping. Heb je vooral affiniteit met dit domein, maar nog niet de volledige ervaring? Ook dan komen we graag met je in contact.
De voornaamste elementen in je rol zijn:
- Je bent een allround adviseur en sparringpartner voor de tactisch manager(s) en operationeel managers van HR. Je denkt mee over lopende zaken, verbeterpunten en veranderprocessen. Je adviseert en signaleert gevraagd en ongevraagd en kunt je adviezen schriftelijk (bijvoorbeeld in een nota of presentatie) goed onderbouwen.
- Je vervult de rol van secretaris voor het Managementteam van HR (M&O). Je bereidt inhoudelijke overleggen voor (annotaties maken, agenda opstellen, verslaglegging) en zorgt dat besluiten geborgd worden. Daarnaast verzorg of coördineer je annotaties en input voor departementale, IND-brede en BV brede overleggen.
- Je zorgt dat je via je netwerk of als liaison (intern en extern) informatie ophaalt en analyseert voor versnelling of kwalitatieve verbetering van communicatie en besluitvorming. Denk aan het meelezen op inhoudelijke stukken, het coördineren van de bestuurlijke lijnen door afstemming met alle betrokkenen of het maken van presentaties.
- Je werk is een combinatie van operationele werkzaamheden, tactische vraagstukken en strategische opgaven. Je houdt de regie op besluitvormingsprocessen en kwaliteit, bijvoorbeeld bij de totstandkoming van het jaarplan. Je bent betrokken vanaf het moment van onderzoek van een vraagstuk tot aan de uiteindelijke nota, bijvoorbeeld voor de medezeggenschap.
Wat maakt de functie extra leuk?
De directie Bedrijfsvoering is flink in ontwikkeling. Dat betekent dat het soms pionieren is om nieuwe structuren en processen vorm te geven. Jij kunt hier een actieve bijdrage aan leveren en meebouwen aan een directie in beweging en de nieuwe structuur.
We lezen naast je opleiding en werkervaring in je cv graag in je motivatie hoe jij structuur aanbrengt in een omgeving waar verandering de enige constante is. Geef daarbij in je motivatie een voorbeeld van een situatie waarin je hiermee te maken hebt gehad en hoe je dat hebt aangepakt.
Gezien de samenwerking binnen het team zoeken we een collega die in ieder geval op vrijdag aanwezig is.