In tegenstelling tot voorgaande jaren heeft de IND voor controlejaren 2023 en 2024 een verklaring met beperking ontvangen van de Audit Dienst Rijk (ADR). De ADR geeft als reden dat bij de prestatieverklaringen van de IND onvoldoende controle-informatie beschikbaar is. Aanvullende controlewerkzaamheden hebben echter duidelijk gemaakt dat er op het gebied van presatieverklaringen verbeteringen nodig zijn. Het prestatieverklaren houdt in dat wordt verklaard, vastgesteld en onderbouwd in het financieel systeem Leonardo (Oracle) dat bestelde goederen of diensten conform de gestelde eisen zijn geleverd.
Hoewel dit bij fysieke leveringen relatief eenvoudig is (bijvoorbeeld met een pakbon), geldt dit niet altijd voor minder tastbare leveringen. Denk bijvoorbeeld aan gefactureerde onderhoudskosten of software, of aan leveringen zonder pakbon, waarbij de onderbouwing moet plaatsvinden via het verrichten van aansluitcontroles. Het verbeteren van de wijze waarop binnen de IND prestatieverklaringen worden afgegeven en onderbouwd, vraagt om aanzienlijke inspanningen. Het vraagt naast meer algemene inspanningen op het gebied van voorlichting en afstemming, ook om continue monitoring en bijsturing. Met name het monitoren, bijsturen, herstellen, dossier vormen en rapporteren is arbeidsintensief.
Daarnaast willen we een aantal taken op het gebied van financieel beheer, die momenteel versnipperd worden uitgevoerd binnen de afdeling FBI, centraliseren. Denk hierbij aan het autorisatiebeheer van het financieel systeem, het afhandelen van escalaties richting directies voor openstaande ontvangstboekingen en het fungeren als aanspreekpunt voor de vastlegging van bestelaanvragen.
Voor deze opgave willen wij de huidige capaciteit binnen de afdeling uitbreiden. De nieuwe collega zal samen met de huidige adviseurs bijdragen aan het verbetertraject. We zoeken iemand met een hands-on mentaliteit, overtuigingskracht en inhoudelijke kennis van financiële stromen en accountancy. Een projectgroep heeft reeds diverse voorbereidende werkzaamheden in gang gezet. De werkzaamheden worden verricht onder de verantwoordelijkheden van de manager Verbijzonderde Interne Controle & Financieel Procesbeheer (VIC&FP).
Prestatieverklaringen
- Maandelijks aanschrijven van prestatieverklaarders op basis van rapportages: signaleren van tekortkomingen, aanzetten tot verbetering en zorgen voor herstel en dossiervorming ten behoeve van controle door de ADR.
- Het controleren van de kwaliteit van de geleverde beschrijvingen onderbouwingen.
- Ondersteunen bij het ontwikkelen en opstellen van voortgangsrapportages ter ondersteuning van tactisch managers, de concerncontroller en de manager VIC&FP.
- Risicogericht analyseren van betalingstypen binnen de IND en opstellen van specifieke richtlijnen voor materiële en complexe leveringen en of diensten.
- Deze richtlijnen uitdragen naar prestatieverklaarders, naleving bewaken en indien nodig ondersteunen bij het opstellen van onderbouwingen.
- Ondersteunen van- en deelnemen aan maandelijkse voortgangsgesprekken met tactisch managers van de verschillende directies.
- Opstellen van aanvullende communicatiemiddelen of trainingen, afhankelijk van ontwikkelingen.
- Organiseren en verzorgen van voorlichtingsbijeenkomsten en trainingen op locatie.
- Het afstemmen van de ontwikkelingen (normering, bevindingen en voortgang) met de Auditdienst Rijk ADR en incidenteel met de directie financieel economische zaken (DFEZ) van het bestuursdepartement.
Autorisatiebeheer Leonardo
- Beoordelen en goedkeuren van aanvragen voor gebruikersaccounts en autorisaties in Leonardo.
- Uitvoeren van periodieke controles op de toegang tot Leonardo (functiescheiding, toegekende autorisaties, kwaliteit gebruikersbeheer).
- Periodiek opstellen en afstemmen van een mandaatoverzicht per directie (budgethouders, prestatiegevers en aanvragers).
Algemene taken
- Escaleren richting directies bij openstaande ontvangstboekingen op basis van overzichten vanuit het Financieel dienstencentrum (FDC)
- Beheren van documenten op het intranet als redacteur van het Servicepunt, waaronder e-trainingen voor prestatieverklaarders.
- Fungeren als aanspreekpunt voor de vastlegging van bestelaanvragen ten behoeve van het FDC en de directies.
De IND is een organisatie in beweging en staat regelmatig in de maatschappelijke en politieke belangstelling. Binnen deze dynamiek werk je aan verbetertrajecten op het gebied van financiën en businessinformatie. Vanwege de reorganisatie bestaat de mogelijkheid om zowel de capaciteit als de scope uit te breiden. Dit biedt jou de mogelijkheid om, samen met je collega’s actief bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van het cluster. Daarbij hoort ook het structureren en vormgeven van processen rondom selectie, prioritering, planning en uitvoering van werkzaamheden.