Als afdelingshoofd bedrijfsvoering en ondersteuning bij de Directie Bestuursondersteuning en Advies ben je verantwoordelijk voor degelijke bedrijfsvoering van de directie en, adequate ondersteuning van de politieke en ambtelijke top. Je primaire taak is ervoor te zorgen dat alle randvoorwaarden in orde zijn om de politieke en ambtelijke top zijn werk te kunnen laten doen.
Dat betekent onder andere dat je ervoor zorgt dat de directie over de benodigde (financiële) middelen beschikt, de huisvesting toereikend is en de bedrijfsvoeringsprocessen soepel lopen. Je bent een spin in het web binnen de directie en richting de bedrijfsvoeringsdirecties van de Bestuursstaf, zoals de directies financiën & control en HR & bedrijfsvoering. Je adviseert de directeur DBOA en in voorkomend geval de (plaatsvervangend) secretaris-generaal of bewindspersonen over kwesties die raken aan hun ondersteuning. Tegelijkertijd zorg je ervoor dat de collega’s die zich primair richten op de ondersteuning van de politieke en ambtelijke top goed en met plezier hun werk kunnen doen. Als lid van het managementteam van DBOA zorg je er samen met de directeur en plaatsvervangend directeur DBOA voor dat de directie functioneert, in verbinding staat met de rest van de organisatie en de werksfeer en werkdruk in balans zijn.
Dat alles vergt goede netwerkvaardigheden, organisatiesensitiviteit en het vermogen om medewerkers te helpen ontwikkelen. Daarnaast ben je benaderbaar, oplossingsgericht en weet je je goed staande te houden in een omgeving waar de druk hoog kan zijn. Je deinst er dan ook niet voor terug om tegen de stroom in te roeien en durft ook moeilijke boodschappen te brengen.
Je precieze werkzaamheden zullen in overleg worden vastgesteld, ook in nauwe samenwerking met de adviseur bedrijfsvoering, maar in jouw werk zal je onder meer verantwoordelijk zijn voor:
- Het ontwikkelen en bewaken van de interne bedrijfsvoering van DBOA (o.a. het coördineren en aansturen van alle processen rondom personeel, financiën, aanschaf en huisvesting en het initiëren van vernieuwingen in de bedrijfsvoeringsprocessen);
- Het coördineren en aansturen van de facilitaire ondersteuning voor de politieke en ambtelijke top (o.a. het coördineren van huisvestings-en inrichtingsvraagstukken en het leggen en onderhouden van contacten binnen en buiten de Bestuursstaf);
- Het coördineren, bewaken en waar nodig bijsturen van de planning & control-cyclus van DBOA (o.a. het opleveren van rapportages, het sturen op realisatie en adviseren over afwijkingen);
- Het aansturen van de afdeling, bestaande uit managementondersteuners, adviseurs protocol en evenementen, een adviseur bedrijfsvoering, chauffeurs, een facilitair medewerker en kamerbewaarders, in totaal ca. 20 personen.