De directie Communicatie zoekt een extra managementassistent ter ondersteuning van het directieteam van de directie Communicatie. Het directieteam bestaat uit: de directeur Communicatie, de plaatsvervangend directeur Communicatie en het hoofd Woordvoering.
Als managementassistente zorg je ervoor dat de leden van het directieteam hun werk goed kunnen doen omdat jij de zaken strak organiseert. Je verzorgt het agendabeheer, regelt afspraken en ontvangt bezoekers. Je zorgt ervoor dat de vergaderstukken tijdig in IBABS zijn gezet en bij digitale vergaderingen zorg je ervoor dat Teams tijdig is opgestart. Ook zorg je ervoor dat documenten op de juiste wijze worden aangeboden en beheerd in het daarvoor beschikbare systeem, Defdoc. Tevens ben je aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de directie. Als managementassistente draag je ook mede zorg voor de sociale aspecten van de directie Communicatie. Dat kan variëren van het sturen van een kraamcadeau tot het organiseren van directie brede activiteiten zoals trainingen en uitjes.
Je vormt samen met de andere managementassistente een hecht team. Jullie zijn goed op elkaar ingespeeld, stemmen onderling goed af, en nemen zo nodig werkzaamheden van elkaar over.
Wat ga je doen:
- Agendabeheer en emailbeheer van het directieteam;
- Afspraken inplannen en afstemmen met betrokkenen;
- Behandelen van inkomende telefoontjes en verzoeken;
- Uitvoeren van diverse administratieve taken zoals: het beheer van IBABS en Defdoc;
- Agenda’s voorbespreken met de verschillende directieleden;
- In voorkomend geval kan je gevraagd worden te notuleren bij vergaderingen.
Een negen tot vijf baan vind je hier niet. Het werk van Defensie gaat altijd door, soms ook in de avonduren.
De directie Communicatie is een dynamische omgeving, waar planningen vaak worden ingehaald door de actualiteit. Wij zoeken daarom een collega die ont-zorgt, die nauwkeurig en zorgvuldig werkt en die goed is in het stellen van prioriteiten.
Als managementassistent maak je deel uit van het team van de Newsroom waar de taken op het gebied van de bedrijfsvoering van DCo zijn belegd.
Je wordt geplaatst op basis van een generieke functiebeschrijving. Het betreft de functie medewerker communicatie C.
Betreft een tijdelijke functie, streven is om deze functie op termijn toe te voegen aan de vaste formatie.