Als afdelingssecretaris Open Overheid ondersteun je de afdeling Open Overheid op het gebied van processen, planning, besluitvorming en doorontwikkeling van de afdeling en het programma. Je ondersteunt teamleden in het brengen van structuur en proces in trajecten. Je houdt je bezig met Teamontwikkeling, Planning & Monitoring, P&O, Inkoop, Financiën. Je bereidt overleggen voor, stemt dit af met de manager en notuleert.
De secretaris geeft als ‘spin in het web’ een impuls aan het proces van stukken en advisering, besluitvorming en afstemming daarover, en de informatievoorziening en communicatie. Je hebt nauw contact met de andere secretarissen zowel binnen het programma als met andere directiesecretarissen in het DG. Je voert je rol uit in samenwerking met een senior secretaris open overheid.
Werkzaamheden
- Verzorgen van de voorbereiding van diverse overleggen zoals het management team, de stuurgroep, de programmaraad, het interdepartementaal overleg
- Opstellen agenda, stukkenstroom, actielijst, verslaglegging en opvolging;
- Ondersteunt het kernteam op procesmatig en inhoudelijk vlak waar nodig;
- Coördineert de voortgang van de verschillende acties die worden uitgevoerd;
- Is het aanspreekpunt vanuit het programma voor wat betreft voortgang van lopende acties/projecten;
- Onderhoudt contacten met samenwerkingspartners binnen en buiten BZK;
- Ondersteuning bij bedrijfsvoeringsprocessen;
- Opstellen van voortgangsrapportages.