De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering bij de afdeling Human Resources één vacature voor de functie van Ambtelijk Secretaris (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S9). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor een jaar met daarna zicht op een contract voor onbepaalde tijd.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Wel wordt van je verwacht dat je op de (IND) locatie aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is, zoals bij overleg van de Onderdeel Commissie Juridische Zaken (OC JZ) en commissie Veiligheid, Gezondheid Welzijn en Milieu (Cie VGWM) van de OR Dit gaat in overleg met je leidinggevende en het dagelijks bestuur van de OC JZ en Cie VGWM.
Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee zo ook in de functie van Ambtelijk Secretaris. Het team is zich aan het ontwikkelen op het gebied van samenwerking, zichtbaarheid en verbetering van de administratieve processen. Wil jij hier een bijdrage aan leveren? Dan komen wij graag met jou in contact!
Wat ga je doen?
“Het leuke aan mijn functie is dat je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan het optimaal functioneren van de medezeggenschap, dat je veel afwisseling hebt in je werk, dat je voor een groot deel zelfstandig kunt werken en tegelijkertijd deel uitmaakt van een team wat de medezeggenschap ondersteunt waar je op terug kunt vallen.” Janneke, team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap.
Als ambtelijk secretaris ondersteun je de onderdeelcommissie Juridische Zaken en de Commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu van de ondernemingsraad. Je adviseert de onderdeelcommissie en de commissie VGWM van de ondernemingsraad over de status van voorgelegde stukken, over de te volgen strategie, over het (nieuw, aangepast of ingetrokken) beleid van de organisatie en het uitvoeren daarvan. Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de acties en besluiten die voortvloeien uit de overleggen van de onderdeelcommissie en de commissie VGWM van de ondernemingsraad. Je verzamelt, interpreteert en distribueert informatie met betrekking tot de ontwikkeling en regelgeving op het gebied van medezeggenschap. Je attendeert het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en de commissie VGWM van de ondernemingsraad op zaken die zijn aandacht vragen en geef je gevraagd en ongevraagd advies. Je onderhoudt de noodzakelijke functionele contacten, in- en extern. Hierbij ben je in staat om je eigen werk op een efficiënte en effectieve manier te organiseren, zonder je flexibiliteit te verliezen.
In overleg met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie Juridische Zaken en met het directiesecretariaat ben je (mede)verantwoordelijk voor de voorbereiding van de agenda van (overleg) vergaderingen en voor behandelvoorstellen voor de geagendeerde onderwerpen. Je zorgt bij toerbeurt – met de directiesecretaris - voor de notulen, de verslaglegging, stelt de actiepuntenlijst op en bewaakt de tijdige afdoening van de acties en besluiten van de overlegvergadering. Op termijn kan dit wijzigen.
Samen met het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad en het directiesecretariaat bepaal je de jaarlijkse vergaderplanning voor het overleg met de bestuurder. Tot slot kan je gevraagd worden of je redacteur of het jaarverslag wilt schrijven van de onderdeelcommissie, adviseer en coördineer je de scholings- en cursusprogramma’s. Bij vertrek van een lid organiseer je samen met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie de belangstellingsregistratie van de onderdeelcommissie en één maal in de drie jaar (2027) voor de hele onderdeelcommissie.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- Samenwerken met en ondersteunen van het dagelijks bestuur;
- Je geeft gevraagd en ongevraagd advies over procedures, wettelijke aangelegenheden en onderwerpen die aan de orde zijn in de onderdeelcommissie, op basis van de interpretatie/toelichting uit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR);
- Je rappelleert en signaleert knelpunten en bewaakt termijnen en procedures.