Ben jij klaar voor een nieuwe uitdaging waarin je je coördinerende vaardigheden kunt inzetten en ontwikkelen? Als Coördinator correspondentie ondersteun je de primaire processen van verschillende directies bij het opstellen en onderhouden van de correspondentieproducten. Je adviseert het management en ondersteunt collega's bij het verder standaardiseren van de correspondentieproducten en het borgen en beheren daarvan.
Beslissen op aanvragen van mensen die bescherming willen of naar Nederland komen voor studie, werk of gezin. Dat is de maatschappelijke opgave van de IND. De IND wil juist en tijdig beslissen over wie in Nederland mag blijven en wie niet.
Daarbij houden we zoveel mogelijk rekening met wat aanvragers nodig hebben: een zorgvuldige en tijdige beslissing en betrouwbare informatie over hun aanvraag en proces.Uniforme en begrijpelijke correspondentie is hierbij van groot belang.
De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap één vacature voor de functie van Coördinator Correspondentie (FGR: Senior Adviseur Bedrijfsvoering S11). Het betreft een invulling voor 12 maanden met vooruitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt in ieder geval verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.
Wat ga je doen?
Als Coördinator maak je deel uit van de vakgroep Borgen & Beheer (22fte). De vakgroep bestaat uit coördinatoren voor verschillende standaardisatie-producten. Correspondentie is één van de standaardisatieproducten en daar werk je direct samen met vier andere collega’s.
Als Coördinator correspondentie speel je een centrale rol in het standaardiseren van de correspondentieproducten binnen de IND. Voorbeelden van correspondentieproducten zijn brieven, besluiten, mails en sinds kort ook sms-berichten.
Je voert regie op het borgen en het beheren daarvan. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verder optimaliseren van de beheerstructuur correspondentie. Deze beheerstructuur bestaat uit beheerders correspondentie die werkzaam zijn in de primaire processen binnen de verschillende directies.
De coördinatoren werken regelmatig op verschillende locaties met elkaar en medewerkers binnen het primair proces. De sfeer is informeel en open, er is veel contact met elkaar om de werkzaamheden goed op elkaar af te stemmen. Waarom het zo leuk is voor de vakgroep Borgen en Beheer te werken? De focus is IND breed waardoor je binnen verschillende processen en binnen verschillende directies actief kunt werken aan verbeteringen binnen de organisatie.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- Ondersteunen en begeleiden: Je ondersteunt de beheerders in de business bij hun beheertaken. Dat doe je onder meer door informeren en instrueren, overzicht maken en houden van benodigde activiteiten, werk verdelen en waar nodig een kwaliteitscontrole uitvoeren en feedback geven.
- Samenwerken en afstemmen: Je onderhoudt IND breed contacten met collega's en afdelingen van wie de werkzaamheden de verschillende beheerproducten raken. Waar nodig wordt afgestemd en overlegd.
- Adviseren en signaleren: Je geeft managers en directieleden advies over het beheer en gebruik van de correspondentie. Je geeft signalen vanuit de werkvloer door over probleemsituaties in het primair proces en geeft daarbij advies. Het is aan de werkvloer om te komen tot de gewenste wijzigingen via de daartoe bestaande kanalen.