Ambtelijk Secretaris

“Het leuke aan mijn functie is dat je de medezeggenschap met raad en daad mag bijstaan op basis van de Wet op de Ondernemingsraden enerzijds en de uitgangspunten van de medezeggenschap anderzijds, , dat je veel afwisseling hebt in je werk, dat je voor een groot deel zelfstandig kunt werken en tegelijkertijd deel uitmaakt van een team dat de medezeggenschap ondersteunt en waar je mee kunt sparren.”

Mieke, team Advies en Ondersteuning Medezeggenschap.

Als ambtelijk secretaris ondersteun je een onderdeelcommissie Dienstverlenen of de onderdeelcommissie van Informatie Voorziening van de ondernemingsraad. Je adviseert de commissie over de status van voorgelegde stukken, over de te volgen strategie, over het nieuwe, aangepaste of ingetrokken beleid van de organisatie en het uitvoeren daarvan. Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de acties en besluiten die voortvloeien uit de overleggen van de onderdeelcommissie.

Je verzamelt, interpreteert en distribueert informatie met betrekking tot de ontwikkeling en regelgeving op het gebied van medezeggenschap. Je attendeert het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie op zaken die zijn aandacht vragen en geeft gevraagd en ongevraagd advies. Je onderhoudt de noodzakelijke functionele contacten, in- en extern. Hierbij ben je in staat om je eigen werk op een efficiënte en effectieve manier te organiseren, zonder je flexibiliteit te verliezen.

In overleg met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en met het directiesecretariaat ben je (mede)verantwoordelijk voor de voorbereiding van de agenda voor de overleg vergaderingen en behandelvoorstellen voor de geagendeerde onderwerpen. Je zorgt bij toerbeurt met de directiesecretaris voor de notulen, de verslaglegging, stelt de actiepuntenlijst op en bewaakt de tijdige afdoening van de acties en besluiten van de overlegvergadering. Op termijn kan deze werkwijze wijzigen.

Samen met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie en het directiesecretariaat bepaal je de jaarlijkse vergaderplanning voor het overleg met de bestuurder. Tot slot kun je worden gevraagd om redacteur te zijn van of het jaarverslag van de onderdeelcommissie te schrijven. Ook adviseer en coördineer je de scholings- en cursusprogramma’s.

Bij vertrek van een lid organiseer je samen met het dagelijks bestuur van de onderdeelcommissie de belangstellingsregistratie voor de onderdeelcommissie. Eén keer in de drie jaar, in 2027, doe je dit voor de hele onderdeelcommissie.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Samenwerken met en ondersteunen van het dagelijks bestuur.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies over procedures, wettelijke aangelegenheden en onderwerpen die aan de orde zijn in de onderdeelcommissie, op basis van de interpretatie/toelichting uit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
• Je rappelleert, signaleert knelpunten en bewaakt termijnen en procedures.

Herken jij jezelf hierin?

• Je beschikt over een hbo-werk- en denkniveau en hebt brede kennis en ervaring met het werken met relevante wet- en regelgeving, met name de Wet op de Ondernemingsraden.
• Je hebt affiniteit met personeelsaangelegenheden. Kennis en ervaring met wet- en regelgeving zoals de CAO Rijk, is een pre.
• Het is een pre als je geschoold bent tot ambtelijk secretaris.
• Je hebt aantoonbare adviesvaardigheden en bent vaardig in het zorgvuldig notuleren van vergaderingen.
• Je hebt inzicht in de functionele omgeving van de medezeggenschap en relevante bestuurlijke relaties en hebt daarnaast kennis van logistieke, organisatorische en secretariële werkprocessen en geautomatiseerde systemen.
• Je bent klantgericht, flexibel en oplossingsgericht in je ondersteuning van medezeggenschapsleden;
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, MS Teams, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

Competenties

• Adviesvaardigheden
• Analyseren
• Klantgericht
• Flexibel
• Oplossingsgericht
• Zorgvuldig (o.a. in het notuleren van vergaderingen)

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering (BV) tijdelijk voor de duur van één jaar, 2 vacatures voor de functie van Ambtelijk Secretaris (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S9). Het gaat om één functie voor 18 uur per week en één functie voor 24 uur per week.

Vanwege de overleggen van de onderdeelcommissies van de ondernemingsraad op maandag is het niet mogelijk om beide functies met elkaar te combineren. De functies kunnen vervuld worden door middel van detachering voor de duur van maximaal één jaar.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op de IND locatie aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is, zoals bij overleg van de onderdeelcommissie.

Dit gaat in overleg met je leidinggevende en het dagelijks bestuur van de OC.

De vacature is gelijktijdig intern en extern gepubliceerd in het kader van de pilot ‘Gelijktijdige openstelling vacatures’.

Alle voorrangsposities blijven behouden en worden gewaarborgd.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Bij voldoende sollicitanten kan de vacature eerder worden gesloten dan de aangegeven deadline. Na het sluiten van de vacature kunnen er voor deze ronde geen sollicitaties meer in behandeling worden genomen, we vragen je daarom vriendelijk om niet tot het laatste moment te wachten met het insturen van jouw sollicitatie.