Junior Ambtelijk Secretaris

“Het leuke aan mijn functie is dat je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan het optimaal functioneren van de medezeggenschap, dat je veel afwisseling hebt in je werk, dat je voor een groot deel zelfstandig kunt werken en tegelijkertijd deel uitmaakt van een team dat de medezeggenschap ondersteunt en waar je op terug kunt vallen,” aldus een Management Ondersteuner.

Als junior ambtelijk secretaris ondersteun je de ondernemingsraad en een vaste commissie van de ondernemingsraad. Je registreert de in- en uitgaande post in het postregistratiesysteem en archiveert de post in het elektronisch archiefsysteem van de medezeggenschap. Je neemt deel aan het wekelijks overleg van het dagelijks bestuur van de OR. In samenspraak met de dagelijks bestuur maak je de concept agenda voor het overleg, voeg je de documenten bij de agendapunten en sla je deze op in de vergadermap van het overleg. Je informeert de OR dan wel de commissieleden over de vergadering middels een hyperlink naar de vergadermap. Je werkt veel samen met de ambtelijk secretaris van de OR.

Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de acties en besluiten die voortvloeien uit de overleggen van de ondernemingsraad en de vaste commissie van de ondernemingsraad. Je plant interne en externe vergaderruimtes voor de overleggen van de OR en diens commissie en informeert de leden. Je zorgt wekelijks voor de opschoning van de mailbox van de OR. Je onderhoudt de noodzakelijke functionele contacten, in- en extern. Hierbij ben je in staat om je eigen werk op een efficiënte en effectieve manier te organiseren, zonder je flexibiliteit te verliezen.

Samen met het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad en het directiesecretariaat bepaal je de jaarlijkse vergaderplanning voor het overleg met de bestuurder.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Samenwerken met en ondersteunen van het dagelijks bestuur en ambtelijk secretaris van de OR.
• Organiseren en plannen.
• Notuleren en verslaglegging van de overleggen van ondernemingsraad en commissie.
• Rappelleren en signaleren van knelpunten aan het dagelijks bestuur.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Wel wordt van je verwacht dat je op de (IND) locatie aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is, zoals bij overleg van de ondernemingsraad en een commissie van de OR. Dit gaat in overleg met je leidinggevende en het dagelijks bestuur van de OR en de vaste commissie van de OR.

• Je beschikt over mbo-werk- en denkniveau.
• Het is een pre als je niveau 1 van de opleiding tot ambtelijk secretaris hebt gevolgd of bereid bent deze te volgen.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.
• Je bent vaardig in het zorgvuldig notuleren van vergaderingen.
• Je hebt inzicht in de functionele omgeving van de medezeggenschap en relevante bestuurlijke relaties en hebt daarnaast kennis van logistieke, organisatorische en secretariële werkprocessen en geautomatiseerde systemen.
• Je bent klantgericht, flexibel en oplossingsgericht in je ondersteuning van medezeggenschapsleden.
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, MS Teams, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

Competenties

• Klantgericht
• Flexibel
• Oplossingsgericht
• Zorgvuldig

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering 1 vacature voor de functie van Junior Ambtelijk Secretaris (FGR: Management Ondersteuner S6).

Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag, Zwolle of Utrecht aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.

De vacature is gelijktijdig intern en extern gepubliceerd in het kader van de pilot ‘Gelijktijdige openstelling vacatures’.

Alle voorrangsposities blijven behouden en worden gewaarborgd.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.