Beleidsondersteuner Economische Veiligheid en Weerbaarheid

De directie Economische Veiligheid en Weerbaarheid (EVW) werkt aan onderwerpen die volop in beweging zijn. Jij zorgt voor de ondersteuning die nodig is om het werk soepel te laten verlopen. Als beleidsondersteuner organiseer je werkzaamheden, ondersteun je overleggen en houd je administratieve processen op orde. Je werkt voor verschillende teams en springt bij waar extra ondersteuning nodig is. Daarbij combineer je terugkerende werkzaamheden met nieuwe ondersteuningsvragen vanuit de directie.

Je ziet wat er moet gebeuren en neemt zelf initiatief. Je organiseert overleggen, bewaakt acties en deadlines, beheert agenda's en mailboxen en controleert dossiers. Je denkt mee over hoe processen slimmer kunnen en zorgt dat collega's op tijd over de juiste informatie beschikken.

Een deel van je werk bestaat uit de ondersteuning van het Commissariaat Militaire Productie bij de administratieve afhandeling van Industriële Participatie. Hieraan besteed je naar verwachting ongeveer één dag per week. Je controleert financiële en andere gegevens, toetst of dossiers en onderbouwingen compleet zijn en controleert uitgaande correspondentie. Bij nieuwe overeenkomsten verifieer je de vastgelegde gegevens en verwerk je deze in een standaardmemo. Je bespreekt je bevindingen rechtstreeks met de betrokken collega's.

Ook ondersteun je het team Kritieke Grondstoffen en Materialen bij de werkzaamheden van de Speciaal Vertegenwoordiger Nationale Grondstoffenstrategie. Deze vertegenwoordiger verbindt het ministerie en de industrie bij projecten die de leveringszekerheid van kritieke grondstoffen vergroten. Jij organiseert de praktische ondersteuning van nationale en internationale optredens en afspraken. Daarnaast zet je interdepartementale overleggen op en ondersteun je de coördinatie van de Nationale Grondstoffenstrategie. Ook deze werkzaamheden nemen naar verwachting ongeveer één dag per week in beslag.

Verder ondersteun je projecten en team- en interdepartementale overleggen en help je bij de organisatie van werkbezoeken. Je houdt overzicht, deelt informatie en bewaakt de voortgang van acties. Je schakelt gemakkelijk tussen werkzaamheden, speelt in op veranderende prioriteiten en pakt nieuwe vragen zelfstandig op.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt teams, management en directiebrede opgaven bij praktische, administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Je organiseert overleggen en bijeenkomsten, beheert agenda's en mailboxen en bewaakt afspraken, acties en deadlines.
• Je bereidt vergaderstukken, agenda's en deelnemerslijsten voor, regelt praktische voorzieningen en maakt waar nodig verslagen.
• Je controleert administratieve dossiers en gegevens en signaleert ontbrekende of onjuiste informatie.
• Je organiseert de ondersteuning van de Speciaal Vertegenwoordiger Nationale Grondstoffenstrategie en ondersteunt interdepartementale overleggen.
• Je verzorgt de administratieve ondersteuning van het Commissariaat Militaire Productie bij Industriële Participatie.
• Je signaleert verbetermogelijkheden, denkt mee over efficiëntere werkprocessen en pakt nieuwe ondersteuningsvragen op.
• Je neemt initiatief, werkt nauwkeurig en houdt het overzicht. Zo zorg je dat afspraken worden nagekomen, processen goed verlopen en collega's zich kunnen richten op de inhoudelijke opgaven van EVW.

Je houdt ervan als dingen goed geregeld zijn. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en krijgt energie van het afronden van concrete zaken. Je werkt gemakkelijk samen, neemt initiatief en komt in actie als je ziet dat iets ontbreekt of slimmer kan. Ook in een dynamische omgeving, waarin prioriteiten soms veranderen, blijf je flexibel en houd je grip op je werk.

We zoeken bewust geen standaardprofiel. Of je nu een mbo-4- of hbo-achtergrond hebt: jouw ervaring, competenties en perspectief zijn welkom. 

Verder breng je mee:

• Werk- en denkniveau: je hebt mbo-4- of hbo-werk- en denkniveau en affiniteit met administratieve, organisatorische en ondersteunende werkzaamheden in een beleidsomgeving.
• Nauwkeurigheid en digitale vaardigheden: je werkt zorgvuldig met gegevens, stukken en dossiers, ook als het om financiële informatie gaat. Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen. Ervaring met Outlook, Microsoft 365 en/of iBabs is een pré.
• Communicatie: je communiceert helder, mondeling en schriftelijk, in het Nederlands. Ook kun je je in het Engels voldoende redden bij bijvoorbeeld internationale vergaderverzoeken en correspondentie.

Belangrijke competenties voor deze vacature: 

• Plannen en organiseren: voor het organiseren van overleggen, bewaken van deadlines en coördineren van verschillende werkzaamheden.
• Accuraat werken: voor het zorgvuldig controleren van financiële gegevens, dossiers en correspondentie.
• Samenwerken: voor de ondersteuning van verschillende teams en de afstemming met interne en externe collega's.
• Anticiperen: voor het zelfstandig signaleren van wat nodig is, vooruitdenken en inspelen op veranderende prioriteiten.

• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een  afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.
• Je werkt breed voor de directie. De genoemde werkzaamheden geven een beeld van het takenpakket, maar zijn niet uitputtend; de inzet kan meebewegen met de prioriteiten en ondersteuningsbehoefte van EVW.
• Dit is een vertrouwensfunctie. Voor deze functie is een veiligheidsonderzoek op B-niveau vereist.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.