Breed inzetbare managementondersteuner bij DGRR

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van een dynamische omgeving, snel kan schakelen en altijd overzicht houdt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Voor het secretariaat van de directie Advisering en Ondersteuning en het secretariaat van de Programmadirecteur Strafrechtketen zoeken wij een managementondersteuner. Daarnaast help je het secretariaat van de directies DVB en DRB. In deze veelzijdige functie ben jij de spil in de ondersteuning van twee directeuren en twee afdelingshoofden en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Samen met de andere secretaresses binnen DGRR vorm je de directie ondersteuning van de directeuren. Binnen DGRR loopt een traject om samen met de managementondersteuners na te denken over hoe we in de toekomst het werk organiseren. Je staat open voor nieuwe werkvormen en wilt actief meedenken over hoe het werk van een secretaresse er in de toekomst uit moet zien.

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner ligt jouw focus vooral op het coördineren en organiseren van de dagelijkse werkzaamheden van de directeuren en afdelingshoofden. Je bent primair verantwoordelijk voor vier agenda's. Concreet gaat het om de agenda van de directeur DAO, de plv. directeur DAO, de programmadirecteur strafrechtketen en het hoofd van een nieuwe afdeling binnen DGRR (bij de directie DVB). 

Wat moet je doen?

- Het plannen en beheren van de agenda’s, waarbij je prioriteiten scherp weet in te schatten en flexibel inspeelt op veranderingen;
- Het organiseren van vergaderingen en overleggen: van uitnodigingen tot zaalreserveringen en faciliteiten;
- Het uitzetten van verzoeken en verzamelen van input voor annotaties en overleggen;
- Het completeren, archiveren en verzenden van vergaderstukken;
- Het verwerken van inkomende post
- Het zorgen dat de directeuren en afdelingshoofden altijd goed voorbereid aan tafel zit.

*Wie zoeken wij?*

Jij bent iemand die rust en overzicht brengt, ook wanneer de agenda ineens volledig verandert. Je bent proactief, dienstverlenend en weet wanneer je moet doorpakken. Je vindt het leuk om dingen te organiseren en om anderen te helpen. Je vindt het ook leuk om het team van interne bedrijfsvoering te ondersteunen en assisteren. 
Ook ben je een managementondersteuner die het niet erg vindt om samen te werken met mensen die zelf verschillend werken en ook zelf dingen in hun agenda doen (daarom krijg je meerdere agenda's onder je beheer, want sommige leidinggevenden doen al best veel zelf).

Er wordt dus verschillend een beroep op je gedaan. Je weet daarin goed te prioriteren en in ieder geval te zorgen voor ondersteuning bij de meer complexere zaken en je zorgt dat voor de grotere vergaderingen zij de juiste stukken bij zich hebben, voorzien van een annotatie. Je kan goed om gaan met de verschillende wensen omtrent het agendabeheer en bedient iedereen op een passende manier! Je hebt dus een groot aanpassingsvermogen en je bent heel flexibel.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

- Je schakelt snel en houdt goed overzicht, ook in een dynamische omgeving;
- Je hebt een stevige maar vriendelijke persoonlijkheid;
- Je werkt accuraat én snel;
- Je bent flexibel en vindt het niet erg om incidenteel buiten kantooruren iets op te pakken. 
- Je bent goed bereikbaar.
- Je werkt graag samen, maar kunt ook uitstekend zelfstandig functioneren;
- Je bent iemand die slim kan omgaan met de agenda. Zo plan je soortgelijke afspraken bij elkaar, je denkt na over wanneer iemand beter kan thuiswerken, je houdt rekening met reistijd. Kortom: je bent een puzzelaar én iemand die kan denken voor zijn of haar leidinggevenden.
- Ervaring binnen de rijksoverheid is een pre;
- Je bent vaardig met MS Outlook en Word en maakt je nieuwe systemen snel eigen, zoals Digijust en iBabs.
- Je hebt humor, vindt werken leuk en wil graag in het werk plezier hebben. 

We zoeken dus iemand die meerdere agenda's en leidinggevende kan ondersteunen, die enthousiast is en ons voortvarend gaat ondersteunen. Een passende opleiding afgerond hebben is uiteraard een grote pré, net als werkervaring als secretaresse/managementondesteuner. Maar schroom niet om te solliciteren als je denkt dat jij dit kan! We zoeken wel iemand die dit voor een paar jaar wil doen. 

De sollicitatieprocedure bestaat uit meerdere gesprekken. We streven er naar deze procedure voor half juli geheel te hebben afgerond. Dat betekent dat het eerste gesprek in week 27 of 28 zal plaatsvinden. 

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Inschaling gebeurt op basis van ervaring. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.