Je zorgt er samen met je collegae voor dat het team hét kenniscentrum inkoop wordt. Daartoe deel je gezamenlijk in het zelforganiserende team, lastige casussen en reflecteer je met elkaar wat de leerlessen zijn en of en zo ja hoe het beleid, processen, tools, informatievoorziening verder verbeterd kunnen worden.
Als CDI adviseur heb je de regie op de complexe en strategische contracten en vervul je de 2e lijn adviesrol. Aanvullend heb jij affiniteit met contractmanagement en de ambitie om, samen met een andere CDI adviseur, de specialist en trekker op dit vlak te zijn. VWS heeft een source to pay applicatie voor de totale digitale ondersteuning van het inkoopproces, de basis voor inkoop en contractbeheer staat inmiddels. Het contractbeheer en contractmanagement willen we, zowel procesmatig als in het systeem, doorontwikkelen. Graag willen wij een beroep doen op jouw visie en energie die je uit dit onderwerp haalt.
Voorbeelden van taken uit jouw werkweek:
- Je week start met de weekstart met de collega’s van CDI-office, waarbij je elkaar informeert wat de komende week te doen staat en waar je elkaar kunt versterken
- Je bespreekt met de financieel adviseur het jaarplan van de kolom, de meerjarige begroting en de wetgevingstrajecten en actualiseert op basis daarvan de inkoopkalender en bespreekt de komende strategische trajecten.
- Je bespreekt met de programmamanager Medische Isotopen zijn visie omtrent het project en bespreekt welke leveranciersrelatie hij voor de bouw van de centrale wil kiezen: bijvoorbeeld VWS in een regierol, uitvoerende rol en zelf allerlei leveranciers contracteren of een partnershiprelatie. Je legt uit wat de risico’s en consequenties zijn van de verschillende mogelijkheden
- Je spreekt een programmadirecteur en de beleidsmedewerker die een inkooptraject wil starten. Je vraagt door tot je het ‘probleem’ achter de behoefte kent, inventariseert de randvoorwaarden van de oplossing. Je toetst of het echt een inkoopopdracht is of dat het instrument subsidie beter passend is. Als blijkt dat het echt een inkoop betreft, bespreek je op welke wijze de te contracteren leverancier kan bijdragen aan de programma- en organisatie doelen. Vervolgens kies je in nauw overleg met de beleidsmedewerker de best passende (innovatieve) inkoopstrategie. Je benoemt de risico’s, de beheersmaatregelen en doelmatige kritieke performance indicatoren. Dit alles leg je vast in een pre intake adviesdocument ter begeleiding van de inkoopaanvraag door opdrachtgever richting de shared service centers voor de uitvoering van het inkooptraject.
- Een klant heeft een evaluatiegesprek gevoerd met een leverancier maar is niet tevreden over de dienstverlening en komt bij jou voor advies. Je bespreekt met de klant wat zijn exacte klacht is , analyseert het contract en geeft advies over de vervolgstappen.
- Je bespreekt met de business owner Onventis en de contractbeheerder de doorontwikkelingsmogelijkheden voor contractmanagement en stelt een plan van aanpak hiervoor op.
Daarnaast ben je ook beschikbaar en behulpzaam bij eenvoudige vragen, zoals bijvoorbeeld of er voor een bepaalde dienstverlening een raamovereenkomst beschikbaar is of hoe een bloemetje besteld moet worden.
Tot slot, de stip aan de horizon waar VWS naar toe wil met de inkoopfunctie is bekend, maar staat nog niet, we zijn onderweg. Wel is een fundament gelegd door de implementatie van het inkoopsysteem dat het hele source to pay proces digitaal ondersteunt. Kortom, als je het een uitdaging vindt om dit samen met ons door te ontwikkelen en je kunt je eigen weg vinden in een organisatie die in beweging is, waarbij nog niet alle taken en verantwoordelijkheden zijn uitgekristalliseerd en nog niet alle ICT up and running is, is dit jouw baan. Als het je daarnaast aanspreekt om in een zelforganiserend team verantwoordelijk en eigenaar te zijn van de teamontwikkeling en -successen, dan zijn wij op zoek naar jou.
Functie-eisen
- Je hebt WO werk- en denkniveau en minimaal drie jaar ervaring in een strategisch adviserende inkoopfunctie en contractmanagement.
- Je hebt ervaring met het werken in of met zelfstandige of zelforganiserende teams. Je hebt het lef om in het belang van het team en als teamlid een trekkersrol te vervullen ten aanzien van feitelijk advies en uitvoering ten aanzien van contractmanagement.
- Je hebt ervaring met inkopen in een complexe (publieke) organisatie en bent bereid, indien nodig, om je de Europese aanbestedingsregels eigen te maken.
- Je hebt kennis van waardegerichte inkoop of bent bereid deze eigen te maken.
- Je bent vertrouwd met project- en klantmanagement.
- Je bent flexibel: zoals gezegd bevinden we ons in de ontwikkeling. Dit kan tot gevolg hebben dat de taken binnen de CDI-office tussentijds veranderen of verschuiven. Je bent bereid samen met en in het team te kijken wie welke taken het beste kan oppakken.
- Je bent een verbinder en verbeteraar, waarbij je ook hands-on pragmatisch denken in oplossingen niet schuwt.
- Je bent samenwerkingsgericht en omgevingssensitief.
- Je hebt lef, bent creatief en in staat om samen met je collega’s zowel interne klanten als leveranciers te enthousiasmeren voor de implementatie van waardegerichte inkoop.
- Je kunt goed omgaan met mensen van verschillende niveaus en achtergronden, gaat een escalatie niet uit de weg en kunt mensen aanspreken en motiveren.
- Je bent resultaat gedreven, verantwoordelijk, zelfstandig, proactief en kunt meerdere taken tegelijkertijd aan.
- Je bent een zelfstarter en actieve netwerker.
De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) laat VWS beter presteren. Doordat OBP zich richt op de organisatie, bedrijfsvoering en personeel kunnen onze collega’s zich richten op hun taak. Zo maken wij het verschil.
De directie OBP bestaat uit de volgende afdelingen:
- Personeel en Organisatie: richt en ondersteunt de ontwikkeling van de medewerkers, managers en organisatie van VWS door onder andere HT beleidsontwikkeling, advisering bi personele, arbeidsjuridische en integriteits-gerelateerde vraagstukken als ook recruitment, organisatie-advies en de afhandeling van administratieve p-processen.
- VWS Flex: koppelt concern breed de vraag naar tijdelijk werk op prioritaire dossiers aan de beschikbare tijdelijke capaciteit. Daarmee levert VWS Flex een bijdrage aan het resultaatgericht en flexibel werken binnen VWS en het beperken van externe inhuur.
- Werkomgeving, Inkoop, Strategie en proces (WISP): is verantwoordelijk voor de implementatie van rijksbrede kaders bij VWS en voor specifieke kaderstelling en specialistische advisering ten behoeve van het VWS-bestuur en de VWS-onderdelen op het gebied van faciliteiten, huisvesting en inkoop. WISP geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering (Strategisch Advies). Tevens worden in opdracht van de directie Financieel Economische Zaken (FEZ) tweedelijns activiteiten op het gebied van kwaliteit en procesbeheersing uitgevoerd (Kwaliteit Proces & Advies).
- Informatievoorziening: ondersteunt het kerndepartement en dienstonderdelen in de informatiebehoefte, inclusief kaderstelling en toetsing in samenwerking met de directie Informatiebeleid, beheert applicaties en verzorgt toegang tot- en beheer van informatie. Informatievoorziening bestaat uit de teams CIO-Kern/Informatiemanagement, Kennisplein, I-team (functioneel beheer) en het programma Open Overheid.
- Bedrijfsbureau: ondersteunt de primaire processen van de directie, zoals bedrijfsvoering en ondersteuning, evenementenbureau, communicatie, inkoop, financiën & control en chauffeursdiensten.
De interdepartementale Inkoopfunctie bij VWS wordt gecoördineerd door de Coördinerend Directeur Inkoop en het bijbehorende team, bestaande uit 9 collega’s. Dit noemen we de CDI-office en heeft als doel om klant- en waarde gericht in te kopen, middels een doelmatig, rechtmatig en doeltreffend inkoopproces. Maar daar zijn we nog niet.
We zijn een klein, informeel en gedreven team. We hebben samen een uitdagende visie en zijn daarbij soms missionaris naar onze collega’s en partners. We werken samen met de interne klant, controllers, financieel- en juridisch adviseurs, Inkoop Uitvoering Centra, en nog vele anderen om te borgen dat we doelmatig, rechtmatig, innovatief en duurzaam inkopen.
We zijn trots op de groei die CDI-office afgelopen 2 jaar heeft gerealiseerd. Voorbeelden hiervan de uitrol binnen het gehele departement van de nieuwe inkoopapplicatie. We zijn het eerste departement binnen de rijksoverheid dat door middel van en standaard SAAS oplossing het gehele source to pay proces ondersteunt. We zijn blijk met de komst van 2 nieuwe collegae die de klant ondersteunen met het nieuwe inkoopsysteem. Daarnaast is in samenwerking met onze business partner UBR Inhuurdesk de implementatie van een nieuwe applicatie voor inhuuraanvragen gerealiseerd. Tot slot werken we dagelijks aan de samenwerking met Inkoop Uitvoering Centra en gaan we dit jaar aan de slag om ons inkoopbeleid te herijken, terwijl de operationele druk onverminderd hoog is.
We werken hard, maar maken ook tijd voor elkaar. We staan klaar om elkaar te helpen, met daad en raad. We geloven in de kracht van diversiteit, waarbij we beter worden door gebruik te maken van elkaars expertise en verschillende invalshoeken. We werken individueel aan onze taken, maar zoeken ook de samenwerking. Inkopen zien wij als een teamprestatie, want alleen door met elkaar samen te werken kunnen we scoren.
Bijzonderheden
- Meer weten over de functie en de uitdagingen in ons team? Neem dan gerust contact op met Peter Vogel via 06-50175124 of [email protected].
- Goed om te weten: Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan;
- We zijn benieuwd naar jouw motivatie voor deze functie en zien een toelichting daarvan dan ook graag terug in je sollicitatiebrief. Daarnaast vragen we om in jouw cv uitvoerig jouw werkzaamheden te omschrijven, zodat we een juiste inschatting kunnen maken van jouw ervaring;
- Ben je een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie;
- We gaan graag voor een duurzame arbeidsrelatie. Daarom bieden we je, na gebleken goed functioneren tijdens het eerste jaarcontract, uitzicht op een vast dienstverband.