Coördinator Informatiehuishouding

Hoe zorgen we dat belangrijke informatie goed wordt opgeslagen beheerd en teruggevonden? En hoe inzichtelijk is dat nu? Hoe kunnen we dit op de juiste manier inrichten? En hoe zorgen we dat medewerkers weten welke informatie ze moeten bewaren en waar en hoe ze dat moeten doen. Die rol kun jij op je nemen als Coördinator Informatiehuishouding bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Specifiek de directie DGHBWE, dat staat voor Directoraat-Generaal Hoger Onderwijs, Beroepsonderwijs, Wetenschap en Emancipatie.

Vind je dit interessante vragen bij een interessante werkplek? Een baan op het kruispunt van informatiemanagement, beleidsprocessen, werkcultuur en bewustwording. Jij weet wat er nodig is voor een goede informatiehuishouding, de werkprocessen daarachter het aanjagen en motiveren van de collega’s en bijbehorende IHH gerelateerde vraagstukken.

Voor deze functie zoeken we een assertieve collega, een leuke aanpakker. Je draagt bij aan het uitrollen van goede archivering, het veilig en bewust opslaan en het toegankelijk maken én houden van informatie. Tegelijkertijd signaleer je risico’s en knelpunten aan het MT en zorg je ervoor dat de urgentie hiervan doordringt binnen de directie en uiteindelijk de gehele organisatie.

Je werkt zeer nauw samen met CEI - het Centraal Expertisecentrum Informatiehuishouding, CIO-bureau & de andere coördinatoren Informatiehuishouding die werkzaam zijn binnen hun eigen DG (DGFO & DGCM). Er is veel kennisuitwisseling onderling en tegelijkertijd functioneer je zelfstandig en pro-actief binnen DGHBWE waarbij je de vier directies dient die onder deze DG vallen.

Je gaat je bezig houden met:

• Het opstellen, invoeren, bijhouden en verbeteren van werkprocessen van DGHBWE op het gebied van informatiehuishouding in samenwerking met jouw stakeholders (CEI, CIO, Coördinatoren IHH).
• Adviseren van de directies over knelpunten, risico’s, kansen en ontwikkelingen op het gebied van privacy, informatiehuishouding en informatiebeveiliging; Om dit eigen te maken kun je de gewenste trainingen hiervoor volgen. Daarnaast vul je jaarlijks het Risicobeeld in voor de vier directies met hulp van de privacy officers die je kunt inschakelen.
• Medewerkers kennis bijbrengen over de actuele werkprocessen door middel van het organiseren van sessies en bijeenkomsten, het sturen op het volgen van trainingen, het monitoren van de volwassenheid rondom IHH & het aanspreken van directies op de staat van hun Informatiehuishouding met passende vervolgstappen.
• Inzetten van de juiste communicatie omtrent de gewenste gedragsveranderingen over informatiehuishouding bij medewerkers.
• Het invullen en bijhouden van het AVG-register en het opstellen van verwerkingen in het register van persoonsgegevens. Ook schrijf je instructies richting collega’s hoe hiermee om te gaan en monitor je deze werkwijze. Hierbij heb je nauw contact met de privacy officer.
• Verwerkingen en updates doorgeven aan het Mavim programma door middel van de juiste werkprocessen; je kunt dit on the job nog leren.

Je bent een aanpakker, kunt goed zelfstandig werken, hebt discipline binnen jouw takenpakket en vindt het prettig om nieuwe dingen te leren en signalen op te pikken zodat er een helder en concreet plan kan worden opgesteld en gevolgd. Daarom ben je ook goed in plannen en organiseren. Je begrijpt problemen snel en adviseert oplossingsgericht en efficiënt. Met jouw kennis, enthousiasme en positieve houding weet je collega’s te motiveren omdat je dat zelf ook bent. Ondanks dat je veel zelfstandig werkt zoek je ook graag de samenwerking van collega’s uit de andere vakgebieden om kennis te delen. Ook deins je niet terug bij weerstand en ben je pragmatisch ingesteld.

Verder heb je:

• Een afgeronde hbo- of wo opleiding of aantoonbaar vergelijkbaar werk/denkniveau.
• Ervaring op het gebied van informatiemanagement en affiniteit met de vertaling naar de praktijk;
• Interesseert jou gedrag, gedragsverandering
• Kun je solistisch urgentie creëren door een passende strategie te kiezen
• En ben je bekend met de term informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens of interesse hebben om je de materie snel eigen te maken.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• Omdat het een nieuwe functie betreft voor DGHBWE en haar directies, vinden wij het belangrijk dat er zo veel mogelijk op kantoor wordt gewerkt om de functie te introduceren en stevig neer te zetten, in ieder geval 3 dagen (ma, di, do). Wanneer de functie meer is ingedaald binnen de DG kan er worden teruggegaan naar 2 a 3 dagen.
• Het gaat om een nieuwe functie, zonder directe voorganger. Dat betekent dat je de ruimte krijgt – en ook nodig hebt – om met jouw creativiteit en scherpzinnigheid signalen op te vangen en zelf een effectieve werkwijze te ontwikkelen voor jouw aanpak.
• De gesprekken zo snel mogelijk plaatsvinden maar in ieder geval binnen 2 weken na sluitingsdatum van de vacature.
• De eerste gesprekken zijn digitaal en een korte kennismaking. Vervolgens volgen er nog 2 inhoudelijke, uitgebreidere gesprekken.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd c.q. overgenomen worden met behoud van de huidige contractvorm.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.