Directieondersteuner Bedrijfsvoering en Parlementaria Realisatie Woningbouw

Ben jij klaar voor een dynamische rol waarin jouw enthousiasme en daadkracht dagelijks het verschil maken? Wij zoeken een bevlogen directieondersteuner die als belangrijke schakel onze één jaar oude directie ondersteunt. Bij ons ben jij de aangewezen persoon voor diverse directie brede onderwerpen en taken. Ben jij die verbindende schakel met ervaring binnen de bedrijfsvoering? Dan zoeken we jou! Lees snel verder.

Wat ga je doen?

Als directieondersteuner binnen de directie Realisatie Woningbouw heb je een belangrijke rol binnen onze directie. Jouw taken zijn gevarieerd en bieden veel afwisseling op het gebied van de bedrijfsvoering van de directie. De taken zijn op het gebied van informatiehuishouding, interne communicatie, ondersteuning bij organisatieontwikkeling, huisvesting en parlementaria.
Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Jij bent binnen de directie het aanspreekpunt voor alles rondom informatiehuishouding en je weet wat er ministerie-breed speelt;
• Je bent verantwoordelijk voor het goed gebruik van Digidoc door de directie. Digidoc is het systeem voor het digitaal behandelen van de gehele documenthuishouding in het dagelijks werk. Het dient zowel als afstemmings-/goedkeuringssysteem als archief. Je regelt o.a. trainingen en vraagt accounts aan voor nieuwe medewerkers. Ook zorg je dat de mappenstructuur overzichtelijk is en blijft en stimuleert dat medewerkers actief bezig zijn met informatiehuishouding;
• Je houdt het overzicht van parlementaria up-to-date en zorgt dat toezeggingen etc. tijdig worden nagekomen en ondersteunt bij Kamerdebatten vanuit de directie.
• Je draagt bij aan de organisatieontwikkeling van directie. Het is een directie die sinds 1 september vorig jaar bestaat en zit nog vol in de ontwikkeling.
• Je coördineert de onboarding en offboarding van medewerkers en houdt daarvoor o.a. handboeken en andere naslagdocumenten van de directie en afdelingen bij ;
• Je coördineert de maatschappelijke burgercorrespondentie voor de directie en onderhoudt contacten hiervoor binnen het hele ministerie;
• Binnen de directie verzorg je de coördinatie van WOO-verzoeken en kan daarmee collega’s helpen met het snel afhandelen van WOO-verzoeken;
• Je levert een bijdrage aan de interne communicatie en informatievoorziening richting collega’s binnen de directie;
• Overige incidentele taken kunnen zaken zijn als het organiseren van directie brede bijeenkomsten of directieteamsessies.

Daarnaast ben je back-up van de directiesecretaris. Jouw rol is van grote waarde voor het soepel functioneren van onze directie.

Wij zoeken iemand die enthousiast en gedreven is om bij te dragen aan de opbouw en het tot een succes maken van onze relatief nieuwe directie. Je neemt graag het initiatief en hebt aandacht voor dat wat er speelt binnen de directie. Je beschikt over minimaal een hbo- werk- en denkniveau.

Daarnaast zoeken wij iemand die;

• beschikt over een strategische helicopterview om bedrijfsvoeringprocessen helder en praktisch in te richten op tactisch en operationeel niveau;
• sociaal vaardig, organisatiesensitief en collegiaal is, waardoor je moeiteloos samenwerkt met collega’s en een functioneel netwerk binnen een grote organisatie opbouwt, zowel binnen als buiten de directie;
• zelfstandig is en proactief werkzaamheden oppakt en signaleert wanneer dat nodig is;
• flexibel en stressbestendig is en effectief kan schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten;

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

• In jouw sollicitatiebrief zien we graag een toelichting waarom jij aan de genoemde functie eisen voldoet. Fijn als je dit zo concreet mogelijk maakt aan de hand van opgedane kennis/ervaring.
• De selectieprocedure is als volgt:
  • 1e ronde gesprekken op 13 november
  • 2e ronde gesprekken op 17 november
  • Klikgesprek op 25 november
  • Arbeidsvoorwaarden op 27 november
• De keuze voor een nieuwe baan kan in deze tijd best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in.
• Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging. In verband met vakanties is 20 - 22 okt alleen Simon Brijder bereikbaar, 23-24 okt geen van de genoemde mensen en 27 -31 oktober alleen Margot Witteveen.
• Wij vinden diversiteit belangrijk. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en de creativiteit waardoor we beter aansluiten bij de behoeften uit de samenleving. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent en van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jou!