Word Directiesecretaresse voor (plv.) Commanant COMMIT bij Defensie!
Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe directiesecretaresse voor (plv.) Commandant COMMIT bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.
Met een goede kop koffie in de hand spreek je bij aanvang de werkdag door met je collega’s. Je opent je mail en kijkt welke afspraken er gepland staan, welke aandacht vereisen en waar je nog wat voor moet doen.
Tussendoor vang je bezoekers op voor de (plv.) commandant en last but-not-least check je alvast voor de komende periode tijdige beschikbaarheid van de relevante stukken en voorbereidingen m.b.t. vervoer, tenue, aanmeldingen en faciliteiten. Voordat je het weet is de werkdag al weer voorbij en heb je bergen aan werk verzet.
Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning aan Commandant COMMIT van het Commando Materieel en IT (COMMIT) en zijn plaatsvervanger. Ook draag je zorg voor de afstemming en ben je verantwoordelijk voor aanvragen m.b.t. producten en diensten op facilitair gebied; bijvoorbeeld vervoersdiensten.
Tot je taken behoren:
- Het beheren, bewaken en doorlopend actualiseren van de agenda’s;
- Het organiseren en afstemmen van vervoer voor (plv.) Commandant COMMIT;
- Het coördineren van de informatiestromen (in XPostWeb), alsmede als het
verwerken en signaleren van urgente stukken;
- Het bijhouden van contactgegevens zoals adressen- en telefoonbestanden;
- Het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;
- Het zelfstandig afhandelen van inkomende telefoongesprekken;
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties;
- Het prioriteren van inkomende documenten voor diverse beraden;
- Het (on)gevraagd verstrekken van informatie omtrent dienstvoorschriften /
regelingen en attenderen op bijzondere omstandigheden die aandacht vragen;
- Het organiseren van lunches, diners, bijeenkomsten, kleine evenementen etc.;
- Tevens ben je de back-up van de hofmeester, dus facilitair bedienen kan ook
voorkomen.