Directiesecretaresse/managementassistent directie Bedrijfsvoering

Wij zoeken een directiesecretaresse/managementassistent die, samen met de andere twee super leuke en ervaren collega’s, de directeur Directie Bedrijfsvoering en CIO, directeur DFEZ en hun plaatsvervangers kan ondersteunen.
Deze baan is bij uitstek geschikt voor een (directie)secretaresse die werkervaring heeft binnen de Rijksoverheid. Je bent in staat je snel in te werken, kan veel aan en hebt uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.
Je schept er plezier in om zaken goed te regelen en degenen voor wie je werkt optimaal te ondersteunen. Je kan goed overzicht houden. Ook bij de meer routinematige werkzaamheden binnen deze baan of onder druk blijf je zorgvuldig handelen.

De werkzaamheden omvatten onder meer agendabeheer en -planning, dossiervorming, onderhouden telefonische contacten met andere departementen en externe instanties, digitaal documentenbeheer, computerwerkzaamheden (Word, Excel, PowerPoint). Het ontvangen en begeleiden van bezoek, het organiseren van diverse soorten bijeenkomsten en werkbezoeken. Het coördineren van diverse informatiestromen, het samenstellen van managementinformatie t.b.v. de directeur, rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken. Je bent in staat om met vertrouwelijke en gevoelige informatie om te gaan. Je zoekt op het juiste moment afstemming met je directeur of manager en betrokken collega’s.
Facilitaire aanvragen, zoals catering, vergaderzalen en het aanmelden van bezoekers dienen zelfstandig en proactief te worden geregeld. 

Bij voorkeur een MBO-diploma en een secretaresseopleiding (bijvoorbeeld Schoevers) en werkervaring als secretaresse.
Je schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal is goed.
Je bent flexibel, proactief, zelfstandig, goed in samenwerken, plannen en organiseren.
Je kan snel schakelen in een complexe politiek-bestuurlijke en dynamische omgeving.
Je hebt inzicht in wat écht belangrijk is en kan prioriteiten stellen
Je beschikt over ICT-vaardigheden en beheerst een uitstekend niveau in Microsoft Office.
Je neemt initiatief, werkt in grote mate zelfstandig, maar zorgt dat ook dat in teamverband fijn wordt gewerkt.
Integriteit en betrouwbaarheid staan bij jou voorop en je bent collegiaal.
Tot slot fungeer je ook als vraagbaak voor de directie.

De functie van Directiesecretaresse DBV is een vertrouwensfunctie. Een veiligheidsonderzoek door de AIVD op B-niveau is dan ook onderdeel van de selectieprocedure.

In overleg kan in beperkte mate thuis worden gewerkt.

Ben je reeds actief binnen de Rijksoverheid op basis van een vast contract? Dan wordt dat gecontinueerd. Ben je reeds actief binnen de Rijksoverheid op basis van een jaar contract? Dan zullen we je in eerste instantie een jaarcontract aanbieden.
Voor kandidaten van buiten de Rijksoverheid zal een jaarcontract van toepassing zijn met uitzicht na dat jaar op een vast contract.

Het ministerie gaat zorgvuldig om met verstrekte gegevens. Solliciteren is instemmen met gegevensverwerking en bewaren t.b.v. de sollicitatieprocedure. Na afronding van de selectieprocedure worden uw gegevens binnen 6 weken vernietigd.