Managementondersteuner bij de Toetsingscommissie Inzet Bevoegdheden

Haal je energie uit het goed organiseren van zaken en werk je graag samen in een klein en hecht team? Zoek je een unieke functie bij een unieke organisatie waar de lijnen kort en de professionele standaarden hoog zijn? Dan zijn we op zoek naar jou!

Bij de TIB stap je in een bijzondere en besloten werkomgeving. Medewerkers van de TIB kenmerken zich door hun expertise en hun vermogen om onder tijdsdruk, kwalitatief werk en ondersteuning te leveren aan de leden van de TIB. Dit wordt gedaan binnen een hecht team waarin we belang hechten aan een gezonde dosis humor tijdens het werk.

Samen met jouw collega-managementondersteuner ben jij de steun en toeverlaat. Je zorgt ervoor dat de leden en de medewerkers optimaal kunnen functioneren.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt de dagelijkse gang van zaken, waarbij je alles regelt om het kantoor en team draaiende te houden. Je hebt dus een grote vrijheid én verantwoordelijkheid om je eigen werk in te delen en in te richten. 
• Je beheert de agenda’s en maakt afspraken met contactpersonen van de TIB binnen de verschillende ministeries, de diensten en andere externe partijen. Er is sprake van hechte samenwerking met de toezichthouder CTIVD. Je zult dan ook veel contact hebben met de managementondersteuner van de CTIVD.
• Je beheert een aantal mailboxen en verzorgt de administratieve afhandeling van dossiers. 
• Je organiseert vergaderingen en reserveert de vergaderzalen en lunches. 
• Je begeleidt bezoekers van en naar vergaderingen.
• Je neemt deel aan (team)overleggen en maakt een actie- en besluitenlijst.

• Je hebt aantoonbare werkervaring in een secretariële functie en beschikt over MBO werk- en denkniveau;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden;
• Je bent goed in staat om te plannen, te prioriteiten en te organiseren, ook als dat van je wordt gevraagd onder tijdsdruk;
• Je hebt ervaring met en kennis van Microsoft Office en Adobe Acrobat;
• Je kunt zorgvuldig en geordend werken;
• Je houdt van aanpakken en doorpakken en het ontzorgen van collega’s.

De functie van Managementondersteuner TIB is een vertrouwensfunctie. Een veiligheidsonderzoek door de AIVD op A-niveau is dan ook onderdeel van de selectieprocedure. Het opvragen van referenties en het uitvoeren van een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure.

Vanwege de staatsgeheime informatie waarmee wordt gewerkt vinden de werkzaamheden primair plaats in het kantoor van de TIB, Bezuidenhoutseweg 73 te Den Haag. Thuiswerken is niet mogelijk.

De TIB gaat zorgvuldig om met verstrekte gegevens. Solliciteren is instemmen met gegevensverwerking en bewaren t.b.v. de sollicitatieprocedure. Na afronding van de selectieprocedure worden uw gegevens binnen 6 weken vernietigd.

Je sollicitatie wordt direct in behandeling genomen. Indien wij voor het bereiken van de reactietermijn voldoende passende sollicitaties hebben ontvangen, sluiten wij de vacature.

Ben je reeds actief binnen de Rijksoverheid op basis van een vast contract? Dan wordt dat gecontinueerd. Ben je reeds actief binnen de Rijksoverheid op basis van een jaar contract? Dan zullen we je in eerste instantie een jaarcontract aanbieden. Voor kandidaten van buiten de Rijksoverheid zal een jaarcontract van toepassing zijn met uitzicht na dat jaar op een vast contract.

We hechten daarbij waarde aan een diverse, inclusieve en veilige organisatie. Werken in een divers team maakt dat we overeenkomsten én verschillen zien, waarderen en benutten. Daarmee zijn we effectiever, innovatiever en wordt het werk en ons team leuker. Met welk perspectief en levenservaring verrijk jij onze organisatie?