Directiesecretaresse voor directeur / MT lid AIVD

Word jij blij van hectiek en is plannen en organiseren jouw tweede natuur? Zoek jij een functie binnen een politieke en ambtelijke werkomgeving waar geen dag hetzelfde is? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste directiesecretaresse voor één van de vier directeuren van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD). 
Jij krijgt er energie van om zelfstandig problemen die zich voordoen op te lossen. Je hebt hierbij, gerelateerd aan de functie, ook oog voor politieke gevoeligheden en deadlines. Als directiesecretaresse werk je altijd fysiek op kantoor. Daardoor is het, naast de hectiek van de functie, belangrijk om een goede werk-privebalans te hebben. 
De functie van directiesecretaresse is onmisbaar bij de AIVD. Je bent verantwoordelijk voor het toezien op de uitvoering van het dagprogramma van één van de vier directeuren, waarbij jij inspeelt op onverwachte verzoeken en veranderingen. Je zorgt ervoor dat de werkzaamheden van de directeur op rolletjes lopen en anticipeert op alles wat daarbij komt kijken. Je werkt nauw samen met de andere directiesecretaresses van het MT secretariaat, waardoor je onderdeel bent van een collegiaal team. Je bent hét aanspreekpunt voor je AIVD-collega’s en externe relaties van de het MT.
Daarnaast bestaan jouw taken uit:
• Complex agendabeheer.
• Afhandeling van post-en e-mailverkeer. 
• Proactief inspelen op interne en externe overleggen.

• Zorgvuldig en integer omgaan met gerubriceerde informatie.  
• Prioriteiten stellen in het werkaanbod van de directeur(en)
• Relatiebeheer met interne en externe managementondersteuners. 

Voor de functie van directiesecretaresse zijn wij op zoek naar iemand die organisatiesensitief is en goed kan werken in een zeer complexe omgeving. Je kunt goed prioriteiten stellen en de voortgang van werkzaamheden bewaken. Klantgericht en benaderbaar zijn termen die jou goed omschrijven. Daarnaast is het van belang voor deze functie dat jij flexibel omgaat met verandering en te allen tijde integer bent.
Daarnaast heb jij:
• Een hbo werk- en denkniveau, met in ieder geval een mbo 4 diploma in een secretariele richting
• Minimaal vijf jaar werkervaring als managementondersteuner.

• Inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek-gevoelige beleidsonderwerpen en –processen.

• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.

• Ervaring in het opstellen en bijhouden van werkdossiers.
En ben jij:

• Flexibel in je werktijden en bereid op vaste dagen aanwezig te zijn, waaronder op woensdagen.
•    Leergierig en in staat om je professioneel te positioneren

De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.

• Solliciteren? Stuur ons een cv en sollicitatiebrief waaruit duidelijk en onderbouwd je motivatie blijkt om te willen werken bij de AIVD.
• Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
• Je sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen wanneer je op de juiste manier, via de daarvoor bestemde sollicitatie-knop reageert. Je uitgebreide motivatie is ingevuld en je cv is bijgesloten.
• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de AIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de AIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Om veilig te solliciteren, raden we je sterk aan je online sollicitatie vanuit Nederland te versturen. Verblijf je in het buitenland, wacht dan tot je weer in Nederland bent.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, psychologische onderzoeken, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer 6 maanden in beslag kan nemen.
• De AIVD gebruikt een digitale manier om te solliciteren. Houd er rekening mee dat het invullen van het sollicitatieformulier mogelijk technische problemen met zich meebrengt. Wacht dus niet tot het laatste moment met solliciteren.