Directiesecretaris

Je dagen zijn nooit hetzelfde als directiesecretaris bij de directie Veiligheid en Bestuur (DVB) van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) in Den Haag.
Je maakt als secretaris deel uit van het managementteam (MT). Dat betekent meer dan voorbereiden en verslagleggen van de wekelijkse overleggen. Je bent de spil van de directie: strategisch meedenker, organisatorische motor, verbinder én sparringpartner van de directeur. Samen met de voorzitter bepaal je de agenda, je geeft adviezen, zorgt voor de opvolging en voortgang van gemaakte afspraken, je bereidt heisessies voor van het MT over de lange lijnen en de organisatieontwikkeling en zorgt voor een goede planning. Je weet uitstekend wat er speelt binnen de directie en daarbuiten.
Je bent ook het aanspreekpunt voor de collega’s en bent geïnteresseerd in waar zij zich mee bezighouden. Daarmee kun je zorgen voor verbinding. Tegelijkertijd weet je ook goed om te gaan met vertrouwelijke informatie en heb je discretie hoog in het vaandel staan.

Je hebt een hands-on mentaliteit en kunt overzicht en structuur organiseren. Je zorgt ervoor dat processen zoals de begroting, jaarplannen, jaarverslagen, planning en control en parlementaire zaken goed en tijdig verlopen. Daarbij werk je veel samen met de secretarissen van andere directies en de DG-staf. En vanzelfsprekend werk je ook nauw samen met de directeur
DVB staat aan het begin van een nieuwe fase in haar ontwikkeling. Recent zijn enkele nieuwe onderdelen/opgaven vanuit het ministerie na een reorganisatie toegevoegd aan de directie. Deze en diverse andere ontwikkelingen zoals de taakstellingen, een nieuwe coalitieakkoord en inhoudelijke ontwikkelingen geven aanleiding om samen met de medewerkers te kijken naar de organisatie en hoe we werken. Jij bent een belangrijke schakel in deze ontwikkelingen. Je vindt het een uitdaging om daarover mee te denken en ideeën om te zetten in concrete acties. Dat betekent dat jij als secretaris bijdraagt en verbanden legt tussen de verschillende thema's en het overzicht bewaakt. Dat de collega’s hierbij betrokken worden is voor jou vanzelfsprekend. Samenwerken staat bij de directie Veiligheid en Bestuur hoog in het vaandel. De sfeer is goed en we staan altijd voor elkaar klaar.

Binnen de directie Veiligheid en Bestuur is het ook belangrijk dat medewerkers zowel inhoudelijke als sociale initiatieven kunnen inbrengen en bijdragen aan het uitvoeren daarvan. Hier heeft de secretaris ook een rol. Dat kan variëren van het organiseren van de jaarlijkse strandsessie tot een digitale pubquiz. Er is altijd wat te doen en daarbij is er in jouw functie veel ruimte voor eigen ideeën.
Deze functie is voor iemand die energie krijgt van organisatiekracht, verbinding, strategisch meedenken en DG-brede impact. Voor iemand die het leuk vindt om vanuit een helikopterview een concrete bijdrage te leveren. Hierbij is het begrijpen wat de bestuurlijke, maatschappelijke en politieke opgave van de DGRR en DVB belangrijk. Focus van de secretaris ligt erop om met de directeur en het MT de beleidsmedewerkers te ondersteunen in deze opgave.

Wat ga je doen?

• MT-ondersteuning: Je bereidt overleggen voor, stelt de agenda op, bewaakt afspraken en organiseert heisessies.
• Strategische sparringpartner: Je denkt mee over organisatieontwikkeling, strategie en DG-brede thema’s.
• Bedrijfsvoering op orde: Je zorgt dat begroting, jaarplannen, jaarverslagen, P&C-cyclus en parlementaire processen soepel verlopen.
• Verbinding creëren: Je kent de organisatie door en door, bent aanspreekpunt voor collega’s en zorgt dat iedereen betrokken blijft.
• Organisatiecultuur versterken: Je helpt (sociale) initiatieven vormgeven.
• DG-brede inzet: Je schakelt moeiteloos tussen directiebelangen en bredere DG-thema’s.
• Discretie & overzicht: Je werkt met vertrouwelijke informatie en houdt altijd het grotere plaatje in het vizier.

• Plannen en organiseren. Jij stelt concrete doelen, prioriteiten en acties voor jezelf en de organisatie en bewaakt deze.
• Je hebt uitstekende netwerkvaardigheden. Je benadert de juiste mensen voor steun en medewerking. 
• Samenwerken zit in jouw DNA. Je weet dat je samen verder komt.
• Jij bent je bewust van de regels, verschillende posities en krachtenvelden in de organisatie en handelt daarnaar. 
• Je hebt relativeringsvermogen.

Ervaring in een soortgelijke functie is fijn, maar niet nodig. Denk jij dat je de geschikte kandidaat bent? Solliciteer dan ook en overtuig ons met jouw sollicitatiebrief.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.