Als facilitair medewerker van het Facilitair Service Punt (FSP) help je jouw directe collega’s en gasten in een soms hectische omgeving met al hun vragen rondom facilitaire dienstverlening. Daardoor kunnen onze collega’s bijvoorbeeld makkelijker vergaderen en worden hun zorgen daarin uit handen genomen door jou.
Van een hectische omgeving waarin veel tegelijkertijd gebeurd, krijg jij energie. Klanten willen snel en nauwkeurig antwoord. De ene klant belt met een vraag, terwijl de andere klant wacht aan de servicebalie en tegelijkertijd de mails met vragen blijven binnenstromen en doorgezet moeten worden in de IT-systemen. Jij zorgt ervoor dat iedere klant geholpen wordt met hun vraag of schakelt door naar de juiste expert. Op een drukke dag worden er soms wel meer dan 70 mails behandeld.
De vragen handel je via de mail of telefonisch af en verwerkt deze in ons registratiesysteem Planon. De vragen kunnen gaan over het reserveren van vergaderruimtes of parkeerruimte, maar ook wanneer er bijvoorbeeld een storing is van een koffieapparaat. Wanneer de standaardoplossing niet voldoet, denk je mee met de aanvrager en stel je een alternatief voor. Je overlegt met externe en interne partijen over de mogelijkheden voor zo’n alternatief.
Je werkt deels thuis en deels op kantoor. Aanwezigheid en daarmee zichtbaarheid van het FSP op de kantoren van RVO vinden we belangrijk. Daarom stem je met je directe collega’s af waar je werkt. Ook hebben we een standaard dag waar we bijeen komen op kantoor in Zwolle.
Je bent verantwoordelijk voor:
- Service aanvragen van diverse klanten, zoals directe collega’s.
- De voortgang behouden en het resultaat terugkoppelen naar aanvragers via de mail of telefonisch.
- Het contact met collega’s in het team over bijvoorbeeld werkwijzen en oplossingen.
- Het contact met externe partijen, zoals cateraars en andere dienstverleners over voortgang van aanvragen.
- Onze gedeelde mailbox bijhouden, de telefoontjes oppakken en verwerken van de aanvraag in Planon.
- De uitgifte van pasjes of bonnen.
- De registratie van de bezoekers.
- De registratie van de aanvragen voor een evenement, zoals een bezoek door de directie.