All-round managementassistent voor directiesecretariaat Centraal Militair Hospitaal
Ben jij een goed georganiseerde duizendpoot en pak jij je werk proactief aan? Wil jij jouw kennis en vaardigheden inzetten om de commandogroep van een militair ziekenhuis een solide basis te geven? Ben jij graag de verbindende factor en is zingeving jouw drijfveer voor een nieuwe baan? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Het Centraal Militair Hospitaal (CMH) in Utrecht verleent tweedelijns geneeskundige zorg aan militairen en is hiermee een belangrijke schakel in de Defensie Geneeskundige Organisatie (DGO). Om dit bijzondere ziekenhuis optimaal te kunnen leiden, is goede ondersteuning van de directie essentieel. Als assistent van de 2 adjunct-directeuren ga jij daar mede voor zorgen!
We zijn op zoek naar een opgewekte managementassistent die houdt van aanpakken. Je bent een spin in het web als het gaat over agendabeheer en het mede-bewaken van de beleids- en jaarcycli. In deze functie ben je veel in contact met mensen binnen en buiten de organisatie voor overleg. Ideeën over hoe zaken beter, efficiënter of leuker kunnen, worden zeker gewaardeerd! Ben jij ondernemend, communicatief sterk en wil je werken in een organisatie die continu in ontwikkeling is? Dan is deze afwisselende functie, bestaande uit uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden, écht wat voor jou.
Je komt te werken in een dynamische en hooggekwalificeerde omgeving waarin discretie, zorgvuldigheid en efficiëntie essentieel zijn. Je bent niet alleen nauw betrokken bij de directie maar ook bij diverse andere teams zoals de medisch specialisten en het overige zorgpersoneel dat werkzaam is in het CMH.
Jouw werk en organisatietalent maakt het verschil in de dagelijkse gang van zaken bij de commandogroep! Spreekt dit jou aan? Solliciteer dan direct of lees verder.
Waar ga je werken?
Je gaat als burger-medewerker werken in het CMH in Utrecht. Daar zetten circa 250 medewerkers zich dagelijks in voor optimale medische zorg aan actief dienende militairen en bepaalde patiënten vanuit het civiele zorgsysteem. Hiertoe heeft het CMH nauw samenwerkingsverbanden met het direct naastgelegen UMCU (Universitair Medisch Centrum Utrecht).
Je werkt veel samen met de managementassistent van de commandant; jullie werken bijvoorbeeld aan organisatie en uitrol van diverse (officiële) gelegenheden, jullie vervangen elkaar bij vakanties en hebben gedeelde taken (zoals personele mutaties).
Wat ga je doen?
Je bent de duizendpoot bij wie van alles langskomt dat geregeld moet worden, bijvoorbeeld ook vanuit de medische staf. Jij moet daarbij hoofd- en bijzaken onderscheiden, urgentie kunnen inschatten en prioriteren. Je reguliere werkzaamheden bestaan uit:
- Complex agendabeheer, prioriteiten stellen en afstemmen met interne en externe partijen;
- Bewaken en monitoren van voortgang van actiepunten. Signaleren en oplossen van knelpunten;
- Organiseren en coördineren van afspraken, vergaderingen, werkbezoeken en representatieve ontvangsten zoals introductiebijeenkomsten, jubilea en afscheidsbijeenkomsten;
- Voorbereiden en uitrollen van nascholingsbijeenkomsten en congressen voor het geneeskundig personeel van Defensie als lid van de nascholingscommissie;
- Voorbereiden en opstellen van correspondentie en documenten. Zorgen voor verwerking en archivering (zowel digitaal als analoog);
- Overleggen voorbereiden en notuleren. Zorgen voor complete vergaderdossiers van meeting-invite tot en met het delen van het vergaderverslag;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en samenwerkingspartners;
- Ondersteunen bij beleidsmatige en organisatorische vragen. Uitzoeken en opzoeken van zaken;
- Verwerken van personele mutaties.