Taken van de Managementassistent
De Managementassistent ondersteunt de Commandant en Plaatsvervangend Commandant bij het efficiënt uitvoeren van hun werkzaamheden. De functie omvat de volgende taken en verantwoordelijkheden:
1. Agendabeheer van de Commandant
- Dagelijks afstemmen met de Commandant over de agendaplanning, komende activiteiten en het nakomen van afspraken;
- Bewaken en beheren van de agenda’s van de Commandant en de Plaatsvervangend Commandant.
2. Correspondentie en archiefbeheer
- Behandelen van vertrouwelijke (personeels-)documenten en overige geclassificeerde stukken;
- Bijhouden en actueel houden van het werkarchief van de Commandant;
- Aanleggen, completeren en beheren van diverse dossiers;
- Zorgen voor de volledigheid, toegankelijkheid en kwaliteit van de managementinformatie en de ondersteunende werkzaamheden;
- Verzorgen van de in- en uitgaande correspondentie van de Commandant en de Commandant Staf/Plaatsvervangend Commandant;
- Uitvoeren van overige administratieve en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van de Commandant.
3. Voorbereiding en ondersteuning van vergaderingen en overleggen
- Voorbereiden en completeren van vergaderstukken, inclusief relevante achtergrondinformatie;
- Signaleren van bijzondere aandachtspunten voor de Commandant;
- Notuleren en verzorgen van de verslaglegging van vergaderingen en besprekingen;
- Bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
4. Gastontvangst en representatieve taken
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bezoekers en gasten van de Commandant;
- Ontvangen, begeleiden en waar nodig coördineren van het bezoek.