De Douane: een organisatie in beweging De Douane opereert in een dynamische internationale, Europese en nationale context. Dit vraagt om een wendbare organisatie die strategisch vooruitdenkt en effectief inspeelt op nieuwe ontwikkelingen. Daarom is per 1 januari 2025 de directie Strategie, Beleid & Internationaal (SB&I) gestart. In deze directie komen strategie, beleid en uitvoering samen. Daarnaast vormt de directie de spil tussen de binnen- en buitenwereld en weet deze uitstekend aan elkaar te verbinden.
Over de afdeling Strategie
De primaire doelstelling van de afdeling Strategie is het opstellen van de strategische visie van de organisatie. Daarnaast coördineert en ondersteunt de afdeling het MT Douane bij de
ontwikkeling van de strategische agenda, het keuzeproces en de innovatieagenda. Onder de directie Strategie vallen de teams Strategie, Portfolio & Ketensamenwerking en Ondersteuning.
Team ondersteuning
Het team Ondersteuning is als nieuw team een integraal onderdeel van de directie Strategie, Beleid & Internationaal (SB&I). Het team valt onder de afdeling Strategie en speelt een essentiële rol in het faciliteren en ondersteunen van strategische processen binnen de Douane en de directie van Strategie, Beleid & Internationaal. Het team richt zich op bestuursondersteuning, managementondersteuning, procesmanagement en facilitaire ondersteuning. Het team draagt bij aan het verbinden van de directie Strategie, Beleid &Internationaal met partners zoals het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB) en de IV-keten. Ook houdt het team zich bezig met de aansturing en coördinatie van de werkgroepen die zijn opgericht ter verbetering van de werkprocessen, het vakmanschap, de integriteit én het houding en gedrag van en binnen de directie Strategie, Beleid & Internationaal.
Met een focus op innovatie, samenwerking en kwaliteit, werkt de afdeling nauw samen met interne en externe stakeholders, zoals opdrachtgevende departementen, handhavingsorganisaties en het bedrijfsleven. De afdeling Ondersteuning is onmisbaar in het behalen van de strategische doelen van de directie Strategie, Beleid & Integriteit en de Douane als geheel.
Dit doe je bij de Douane
Als managementassistent werk je in een dynamische omgeving waarin je administratieve, secretariële én organisatorische taken combineert. Je vormt een onmisbare schakel binnen het team en werkt nauw samen met je collega-managementassistenten van de directies Strategie, Beleid & Internationaal en Bureau Juridische Zaken. Jij zorgt ervoor dat het MT van Strategie, Beleid & Internationaal zich volledig kan richten op de inhoud, omdat jij alles daar omheen soepel laat verlopen. Jij bent hun eerste aanspreekpunt, vraagbaak én front-office.
In deze rol houd jij de touwtjes stevig in handen als het gaat om het organiseren en coördineren van ondersteunende processen, administraties en informatiestromen. Jij zorgt dat alles klopt en op rolletjes loopt.
Wat zijn je kerntaken?
- Je beheert de agenda’s en mailboxen van het MT, stelt prioriteiten en handelt zelfstandig zaken af in overleg met de afdelingshoofden en teamleiders;
- Je organiseert vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten van A tot Z;
- Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten;
- Je stelt managementoverzichten op en houdt actiepunten nauwkeurig bij;
- Je schat snel het belang en de urgentie van vragen en verzoeken in, bewaakt de voortgang en zorgt voor een tijdige opvolging;
- Indien nodig verzorg je de verslaglegging en notulen van vergaderingen.
Daarnaast is het belangrijk dat je informatiestromen kunt coördineren en verbanden weet te leggen. Hiervoor is het handig dat je de inhoudelijke context van het werk van het MT begrijpt – bijvoorbeeld welke overleggen of werkgroepen belangrijk zijn voor hun agenda.
Een bijzondere baan, omdat...
- Iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken;
- Je onderdeel bent van een energiek en gezellige afdeling en team, waarin samenwerking met de managementondersteuner van de afdeling BJZ belangrijk is en we voor elkaar klaar staan;
- Je een directe impact hebt op een fijne en goedlopende onderlinge samenwerking met je collega’s;
- Er veel ruimte is voor jouw persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
"Als management assistent binnen de directie Strategie, Beleid & Interationaal heb je een afwisselende baan, waarbij je nauw samenwerkt met andere management assistenten en het management. Je bent werkzaam in een veelzijdige omgeving, wat maakt dat echt geen dag hetzelfde is en dat maakt de functie leuk en uitdagend" - Iris, Management assistent.