Management- en evenementondersteuner bij de afdeling grond gebonden wapensystemen

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Wat ga je doen?

Als Management- en evenementondersteuner ondersteun je collega’s bij het organiseren van evenementen. Je inventariseert de behoeftes, hebt contact met externe locaties en bent eerste aanspreekpunt tijdens het evenement. Dit zijn vaak evenementen met internationale gasten. 
Daarnaast verleen je logistieke en administratief secretariële ondersteuning aan de MT leden. Je kan daarbij op belang en urgentie inschatten van binnengekomen en uitgaande correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van de voor afhandeling benodigde informatie c.q. verzenden van de correspondentie. Ook het beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak. 

Je zal binnen je functie de volgende taken uitvoeren:

• Het organiseren en bijwonen van evenementen
• Optreden als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot logistieke, administratief en/of secretariële ondersteuning;
• Attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en
genomen besluiten;
• Verricht werkzaamheden op het gebied van post, archief en administratie;
• Notuleren en uitwerken van de verslaglegging;
• Verzamelen, verwerken en verstrekken van standaard managementinformatie;
• Verstrekken en verspreiden van algemene informatie aan de medewerkers;

Verder werk je nauw samen met de andere collega’s van je team, de afdeling en diverse andere onderdelen binnen en buiten COMMIT.

Wat vragen we?

•    MBO opleiding niveau 4 behaald;
•    Uitstekende kennis van MS office, mogelijk aangevuld met certificaten;
•    Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
•    Ervaring met evenementondersteuning is een pré.

Waar ga je werken?

Jij komt straks te werken in de Sectie Ondersteuning en Procesmanagement. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de sectie Ondersteuning van de afdeling Grondgebonden Wapensystemen. De afdeling Grondgebonden Wapensystemen heeft ten doel het waarborgen van de vereiste functionaliteit en de veiligheid van de grondgebonden wapensystemen, alsmede het bijdragen aan de overeengekomen en geautoriseerde beschikbaarheid van de wapensystemen tegen zo laag mogelijke levensduurkosten. De afdeling grondgebonden wapensystemen omvat naast de functie van het afdelingshoofd, een sectie Ondersteuning en de secties Wapensystemen & Life Cycle Management (LCM) en Kennis en Innovatie. 

De Sectie Ondersteuning & Procesmanagement faciliteert alle interne bedrijfsvoering activiteiten van de afdeling Grondgebonden Wapensystemen. We hebben hierbij een coördinerende rol bij acceptatie van nieuw werk zoals ondersteuning van projecten alsmede het leveren van de verschillende wapensysteemproducten. 

De sectie Ondersteuning en Procesmanagement is een hecht en gezellig team van 20 collega’s, die altijd voor elkaar klaar staat. Daarbij is er een leuke ongedwongen werksfeer bij de afdeling Grondgebonden Wapensystemen, we verwelkomen je graag! Met het team werk je natuurlijk samen, maar ook met de andere collega’s binnen de afdeling en diverse andere onderdelen binnen en buiten COMMIT.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).