Als managementondersteuner bij het NCC heb je een belangrijke rol binnen de organisatie. Je ondersteunt primair het afdelingshoofd en het plaatsvervangend hoofd, maar ook je overige collega’s van de afdeling. Je regelt afspraken, bijeenkomsten, dienstreizen en overleggen. Soms notuleer je ook. Je zorgt ervoor dat de documenten voor overleggen tijdig compleet zijn en stuurt de agenda rond. Je helpt mee bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen, en zorgt voor de aanmelding en ontvangst van bezoekers. Je zorgt voor een goede afhandeling van verzoeken, afspraken en sommige e-mail van je manager. Je biedt algemene (administratieve) ondersteuning en je bent vraagbaak voor je collega’s. Daarnaast ondersteun je in p-processen, zoals verzuimmeldingen en werving- en selectieprocedures. Je kunt ook een actieve rol spelen in de voorbereiding en uitvoering van interne en externe activiteiten. Tot slot werk je ook mee tijdens een crisis, en bij de voorbereiding daarop. Het werk kan dan hectisch zijn en het kan nodig zijn dat je, samen met je collega’s, langer doorwerkt.
Je vormt een team met de andere managementondersteuners van de NCTV en in het bijzonder het team van managementondersteuners van NCC, de directeur Nationale Crisisbeheersing en de afdeling Communicatie van de NCTV. Onderling kun je taken overnemen en je draagt actief bij aan de teamvorming en samenwerking met je Management-Ondersteuning-collega’s.
In jouw rol kan het zijn dat je mee gaat lopen in de piketregeling voor facilitaire ondersteuning van het Nationaal Crisiscentrum. In dat geval zou je bijvoorbeeld eens per aantal weken buiten kantoortijden bereikbaar en beschikbaar moeten zijn om diverse faciliteiten te activeren voor het NCC.
De werkzaamheden worden met grote mate van zelfstandigheid en accuratesse uitgevoerd en vinden plaats op basis van geldende (administratieve) procedures, voorschriften, protocollen en instructies. De functie vereist algemeen theoretische kennis op het gebied van beheer en inzicht in de relevante administratieve en organisatorische samenhangen en processen.