Managementassistent

Jij wordt blij van anderen blij maken. Als managementondersteuner bij de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) ondersteun en ontzorg je, zodat zaken soepel verlopen. Dit doe je vanuit een positieve en proactieve houding. Samen met zes collega’s geef je secretariële ondersteuning aan ons bestuur, onze directeuren en teamleiders. Daarnaast denk je onder meer mee over verbetering van onze werkwijzen. Je werkt (minimaal) 50% van je tijd op kantoor in Den Haag en daarnaast heb je de mogelijkheid om thuis te werken.

Hoe jij bijdraagt in deze rol?
Als ondersteunend talent ben je verantwoordelijk voor meerdere teamleiders. Welke dat precies zijn, bepaal je in overleg met je collega’s en het management. Daarnaast ben je medeverantwoordelijk voor het bijhouden van de dienstpostbus. In deze postbus komen allerlei verzoeken binnen vanuit de organisatie die vervolgens uitgevoerd of verdeeld moeten worden. Je maakt graag verbinding met de collega’s buiten je team en bent altijd bereid hen te helpen. De managers die je ondersteunt ontzorg je door onder andere optimaal agendabeheer. Dat dit soms een hele uitdaging is gezien de volle planningen is voor jou geen probleem: je brengt feilloos de juiste prioritering aan.

Je boekt interne afspraken in en regelt complexe afspraken met nationale én internationale externe partners. Ook reserveer je vergaderlocaties, bij ons op kantoor en op andere locaties. Je ontvangt bezoekers, verzorgt ziek- en betermeldingen van de medewerkers en regelt bloemen voor bijvoorbeeld een jubileum. Alle inkomende en uitgaande telefoontjes en (digitale) post handel je tijdig en correct af. Daarnaast fungeer je als vraagbaak voor medewerkers en zorg je voor de aanschaf en het beheer van facilitaire zaken. Zie je dat bepaalde werkwijzen beter kunnen? Dan bespreek je dat direct met je collega’s en waar nodig ook met je teamleider en het management. Uiteraard draag je passende oplossingen aan.

Dat jouw werkdagen afwisselend zijn, mag duidelijk zijn. Het tempo ligt hoog en de sfeer in het team is goed. De ANVS is volop in ontwikkeling en daarvoor wordt ook een actieve bijdrage van de managementondersteuners verwacht. Jij en je collega-managementondersteuners houden elkaar op de hoogte van lopende zaken. Zo is het eventueel vervangen van elkaar bij afwezigheid geen enkel probleem.

Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de knop "Solliciteer direct" onderaan deze pagina. We ontvangen dan graag jouw cv. Ter vervanging van de motivatiebrief lezen we graag jouw antwoord op de volgende 2 vragen:

1. Wat trekt je het meest aan, aan het werken als managementassistent?
2. Wat breng je mee in het team?

• Je hebt bij voorkeur een diploma in de richting van office en management support.
• Je hebt enkele jaren ervaring in een managenemtassistent-rol of een vergelijkbare rol.
• Je bent goed in het gebruiken van Outlook, Word, MS Teams en andere office applicaties.
• Je hebt ervaring met het werken in een dienstpostbus.
• Je niveau Engels is redelijk in woord en geschrift.
• Je bent je bewust van je talenten en hoe je deze het best inzet voor je opdrachtgever én voor het team.
• Je ervaring met SAP en een document managementsysteem is een pre.

Naast de eisen herken jezelf in de volgende eigenschappen
Je hebt een ambitieuze houding, nauwkeurige manier van werken en klantgerichtheid. Je denkt proactief mee over actuele ontwikkelingen en ziet, dankzij je ervaring, waar verbetering mogelijk is. Deze pak je actief op of je zoekt de juiste persoon die het kan oppakken. Met persoonlijke en vertrouwelijke informatie ga je vanzelfsprekend zorgvuldig en integer om. Een dienstverlenende en tegelijkertijd assertieve collega met sterke communicatieve en contactuele vaardigheden: zo zien anderen jou. Je bent bereid om te investeren in het team om de samenwerking en de dienstverlening continu te verbeteren. Je bent trots op je werk, speelt flexibel in op de dagelijkse praktijk en plant en organiseert je werkzaamheden strak.

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.