Dit ga je doen

Deze functie richt zich op het ondersteunen van twee souschefs binnen de Directie Plannen (DPLAN), dit houdt o.a. in:

Het verrichten van secretarieel (administratief) beheer;
Het afhandelen van verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
Het fungeren van vraagbaak c.q. front-office;
Het op basis van inschatting van belang en urgentie, bewaken van de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
Het verstrekken van informatie van algemene en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
Het verzorgen van correspondentie op globale aanwijzing;
Het verlenen van administratieve en organisatorische ondersteuning;
Het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
Het genereren van management overzichten.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Kennis van secretatieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
Inzicht in functionele verhoudingen en relevante administratieve processen binnen de organisatie;
Vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden;
Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het genereren van managementinformatie;
Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer;

MBO werk/denk niveau
Secretariele opleiding (Schoevers)
Enige relevante werkervaring

Functiegerichte opleidingen:

Voldoende beheersing MS-office programma's en overige standaard kantoorapplicaties
Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
Basiskennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties:

Klantgericht
Plannen en organiseren
Organisatiegericht
Samenwerken
Integer
Leervermogen

Generieke competentie tbv HDB: Politieke en bestuurlijke sensitiviteit

Hier kom je te werken

Meer over Defensiestaf, Directie Plannen

De werkzaamheden worden verricht bij de Directie Plannen van de Defensiestaf.

De Directie Plannen heeft tot doel het operationaliseren van het beleid ten aanzien van de inrichting, samenstelling en toerusting van de krijgsmacht en het vertalen van operationele behoeftes naar een integraal investeringsadvies. Daarnaast adviseert DPLAN de CDS integraal over de ontwikkeling van de krijgsmacht, zowel t.a.v. beleidsontwikkelingen (top down) als operationele ontwikkelingen (bottom-up). Ook voert de Directie Plannen regie over de ontwikkeling van (joint) doctrine en standaardisatie, en treedt DPLAN op als gemandateerd opdrachtgever naar de Defensieonderdelen voor investeringsprojecten.

De management assistent maakt onderdeel uit van het ondersteuningsteam die rechtstreeks onder de twee souschefs van Directie Plannen valt. De Managementassistent verricht administratieve werkzaamheden ten behoeve van de bedrijfsvoering. Hierbij is sprake van:

het beheer over administratie(s);
het fungeren als vraagbaak c.q. front-office;
het verrrichten / verlenen van administratieve ondersteuning en werkzaamheden voor primaire of ondersteunende organisatie-onderdelen;
het samenstellen van managementinformatie;
het leveren van een bijdrage aan functioneel beheer van systemen en ondersteuning gebruikers;
contacten gericht op informatieverstrekking en maken procesafspraken.

Over Ministerie van Defensie/Bestuursstaf

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningsscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Ministerie van Defensie/Bestuursstaf

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Velden gemarkeerd met * zijn verplicht.

Personalia

Voornaam

Tussenvoegsel

Achternaam

Ik woon in Nederland Ik woon in het buitenland

Postcode

Huisnummer

Woonplaats

Straat

Telefoonnummer

E-mailadres

Let op: Door nieuwe Microsoft-beveiligingsregels ontvang je tijdelijk geen sollicitatiebevestiging met een Hotmail-, Outlook- of Live-account.

Oplossing: gebruik een ander e-mailadres (bijv. Gmail, Yahoo, ProtonMail of je werkmail). We werken hard aan een oplossing. Bedankt voor je begrip!

Mijn cv

Upload maximaal één document in een gangbaar formaat (maximaal 3mb)

Mijn motivatie

Upload maximaal één document in een gangbaar formaat (maximaal 3mb)

Of schrijf een motivatie

Overige documenten

Upload maximaal één document in een gangbaar formaat (maximaal 3mb)

Je ontvangt automatisch na het versturen van je sollicitatie een bevestiging. Door te solliciteren, ga je akkoord met onze privacyverklaring (opent in een nieuw venster).

Cookies op WerkenvoorNederland.nl

Managementassistent