Managementassistent

Als managementassistent bij de directie Duurzame Leefomgeving en Circulaire Economie in Den Haag ondersteun je de dagelijkse werkzaamheden van de directie. Je bent belangrijk voor de directie en werkt samen met zowel het management als beleidsmedewerkers. Je hebt contact met collega’s van het hele ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW).
Wat is kenmerkend voor jou? Jouw enthousiaste houding, positieve mindset en verantwoordelijkheidsgevoel zorgen dat de directie als een zonnetje draait. Klinkt dit als jouw droombaan? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Jouw takenpakket is breed en divers. Dankzij jou kunnen de managementteam-leden (MT-leden) en medewerkers binnen de directies hun taken soepel oppakken en uitvoeren.

Je verzorgt onder meer het agendabeheer van de MT-leden en regelt vergaderlocaties, catering en vervoersplannen. Ook het plannen en organiseren van (digitale) overleggen laten we met een gerust hart aan jou over. Net als het aannemen en afhandelen van (af en toe Engelse) telefoongesprekken. Daarnaast heb je een belangrijke rol bij de informatiehuishouding en stukkenstroom van de directie. Je weet waar stukken moeten worden opgeslagen, je verwerkt de inkomende (digitale) post, zorgt voor de juiste verspreiding ervan en bewaakt de afdoening. Je werkt mee aan (digitale) dossiers en controleert uiteenlopende documenten op vorm- en typefouten.

Je bent net als de andere managementassistenten ook ICT-contactpersoon voor de directie. Je weet welke voorzieningen er zijn en kan deze aanvragen voor medewerkers. Je draagt bij aan digitaal werken binnen de directie. Dit doe je door kennisoverdracht: je weet hoe de dagelijks gebruikte digitale systemen werken en kan medewerkers daarover adviseren. Brieven en de contacten daarover met beleidsmedewerkers verwerk je in het documentmanagementprogramma. Hierbij houd je de deadlines scherp in de gaten en onderneem je waar nodig actie. Verder verzorg je kleine financiële opdrachten en je ondersteunt medewerkers hierbij. Voor MT-leden vraag je buitenlandse dienstreizen aan.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Je werkt in een team met collega-managementassistenten, beleidsondersteuners en de directiesecretaris. De dynamiek binnen de directie is groot en soms zal er een beroep worden gedaan op je flexibiliteit. In verband met de werkdagen van de andere teamleden werk je bij voorkeur op woensdagen en vrijdagen.

Goede communicatieve vaardigheden zijn essentieel voor deze rol, verder ben je proactief en een echte verbinder.

Interesse?
Heb je inhoudelijke vragen over deze functie? Bel of app dan, Annette Lie-Smith, beleidsondersteuner, 06-52740044. Zij vertelt je met plezier meer over de functie en staat je graag te woord.

Hoe solliciteer je?
We ontvangen dan graag jouw cv. Ter vervanging van de motivatiebrief lezen we graag jouw antwoord op de volgende 2 vragen:

1. Welke factoren vind jij belangrijk voor goede samenwerking in het team? En geef hier een voorbeeld van. Gebruik hiervoor maximaal 150 woorden.
2. Waaruit blijkt dat je uitstekend kan plannen en organiseren en het hoofd koel houdt in drukke tijden? Gebruik hiervoor maximaal 150 woorden.

Je kunt de antwoorden als motivatiebrief uploaden.

• je hebt een goede beheersing van het werken met kantoorapplicaties en MS-Office programma’s zoals Windows, Outlook, Word, Excel en PowerPoint
• je hebt enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie opgedaan

Je herkent je in de volgende eigenschappen:

• je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, bent proactief en verbindend
• je bent klantgericht, accuraat en stelt je flexibel op als de omstandigheden daarom vragen
• je bent een teamplayer en je hebt een collegiale instelling
• je kunt je werkzaamheden goed plannen en organiseren
• je houdt het hoofd koel tijdens drukke periodes

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer snel!

• omdat wij objectief willen werven en selecteren is een motivatiebrief niet nodig. Wij zijn geïnteresseerd in jou als persoon en ontdekken jouw kwaliteiten en competenties graag in jouw cv en in een gesprek
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• de sollicitatiegesprekken zullen plaats vinden eind augustus en begin september
• om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.