Managementassistent

Heb jij veel ervaring als managementondersteuner en ben je een breed en gevarieerd takenpakket gewend? Wil jij komen werken bij een overheidsorganisatie die maatschappelijk relevant werk doet voor Nederland? Dan nodigen wij je uit om te reageren! Als proactieve en flexibele managementassistent zorg jij ervoor dat de divisie Biologische Sporen zich kan richten op de primaire taken.

Je biedt secretariële en administratieve ondersteuning aan de leden van met name het projectteam DatabankXS2.0. Dit is een project gefinancierd door de Europese Unie met 4 Europese partners. Het doel is specifieke software te ontwikkelen waarbij we willen dat onze softwareoplossingen perfect aansluiten bij de forensische praktijk en met enthousiasme gebruikt worden.

Je maakt afspraken en stemt deze in goed overleg af, waarbij je de juiste prioriteiten stelt en daardoor bijdraagt aan een efficiënte tijdsplanning. Je organiseert uiteenlopende vergaderingen (zowel intern als ook extern en met de internationale partners), stelt agenda’s op en je zorgt voor de juiste stukken voor de vergadering. Je notuleert/stelt verslagen op en bewaakt de gemaakte afspraken, de routing en de termijnen hiervan. Verder volg je de ontwikkelingen binnen de organisatie en omgeving en attendeer je projectleden op de ontwikkelingen en zaken die (extra) aandacht vragen. Het beheren van vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten behoort tot je takenpakket. Collega’s komen met de meest uiteenlopende vragen waardoor je dagen zeer afwisselend zijn. 

Meer concreet behoren de onderstaande werkzaamheden tot jouw functie:

• Je organiseert afspraken, stuurt vergaderverzoeken, reserveert vergaderzalen, catering en meldt bezoekers aan.
• Je ontvangt en begeleidt bezoekers. Je zorgt ervoor dat ze zich welkom voelen en de benodigde begeleiding ontvangen.
• Notuleren tijdens overleg.
• Bijhouden actiepuntenlijsten.
• Ondersteunen van medewerkers binnen het project.
• Je bent betrokken bij procesmatige en organisatorische taken.
• Kortom, jouw functie omvat een breed scala aan taken, waarbij organisatorische vaardigheden en een proactieve houding essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding in de richting van managementassistent of secretaresseopleiding of een vergelijkbare opleiding.
• Je hebt recente ervaring bij het ondersteunen van een afdeling/divisie of projectteam.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden; je stemt je communicatiestijl af op de situatie en beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Competenties

• Klantgerichtheid; reageert snel en correct op vragen en verzoeken, zoekt naar passende oplossingen, neemt verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gemaakte afspraken.
• Plannen en organiseren; stelt prioriteiten, houdt rekening met de agenda van betrokkenen, stemt de planning zo nodig af op de lopende processen, zorgt ervoor dat de benodigde mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn. 
• Flexibiliteit; makkelijk kunnen schakelen tussen management- en diverse uitvoeringsactiviteiten, zowel intern als extern.
• Organisatiesensitiviteit; kent de verhoudingen in de interne organisatie en met externe partners, herkent gevoeligheden, risico’s en kansen, gaat bij de juiste personen na of er draagvlak is. 
• Samenwerken; stemt het eigen werk af op dat van anderen, deelt kennis, informatie en ideeën met anderen, draagt bij aan de goede onderlinge werkrelatie, zowel binnen de divisie als met externe contacten, geeft constructieve feedback aan anderen en staat open voor het ontvangen daarvan, stelt gemeenschappelijke belangen boven het individuele belangen en helpt anderen waar nodig.

Dit waarderen we ook aan jou

Jouw doel is om te zorgen dat je collega’s binnen de projecten zo onbezorgd mogelijk hun werk kunnen doen. Je staat bekend om je zorgvuldige en accurate manier van werken. Persoonlijke en vertrouwelijke informatie is bij jou in veilige handen. Je kunt snel schakelen en je bent in staat om je planning aan te passen als de situatie daarom vraagt. Je gaat graag de uitdaging aan om jezelf verder te ontwikkelen.

Je vindt het leuk om met verschillende disciplines samen te werken en daarmee een bijdrage te leveren aan het verbeteren van forensisch onderzoek. Je vindt snel je weg in digitale registratiesystemen en je hebt affiniteit met een kwaliteitssysteem.

Solliciteren? Je kunt jouw cv en motivatie als bijlage in Word of pdf-bestand per e-mail onder vermelding van het kenmerk sturen aan [email protected]. We nodigen je graag uit om in je motivatiebrief ook iets over jezelf te vertellen.

• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van deze sollicitatieprocedure. Ook een geheimhoudingsverklaring maakt deel uit van het sollicitatieproces.
• Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van je leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Bij indiensttreding dien je DNA af te staan ten behoeve van het opmaken van een DNA-profiel voor opname in onze eliminatiedatabank.
• Het werk kan emotioneel belastend zijn.
• Het inwinnen van referenties behoort tot de mogelijkheden.
• Voor medewerkers binnen de Staat der Nederlanden Overheid behoort een detacheringsovereenkomst tot de mogelijkheden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.