Managementassistent

Rust bewaren als de prioriteiten verschuiven. Overzicht houden in een omgeving waarin elke dag anders loopt dan gepland. En met een scherpe blik vooruitkijken zodat je afdelingshoofd zijn of haar werk goed kan doen.
Dat is wat jou kenmerkt — en precies wat wij zoeken in onze nieuwe managementondersteuner voor afdeling Toezicht Slachttoezicht Noord of Oost bij de NVWA.

Binnen deze afdelingen werk je in een dynamisch speelveld met onderwerpen die de maatschappij direct raken, zoals dierenwelzijn, diergezondheid en voedselveiligheid. Jij zorgt dat alles achter de schermen soepel loopt. Niet door simpelweg afspraken te plannen, maar door continu mee te denken, te anticiperen en structuur te brengen.

We bieden een afwisselende functie met verantwoordelijkheid, ruimte voor eigen initiatief en de mogelijkheid om deels tijd- en plaats-onafhankelijk te werken.

Als managementondersteuner ben jij de rechterhand, het klankbord en het rustpunt van een afdelingshoofd binnen de directie Slachttoezicht.

Je werkzaamheden zijn veelzijdig en vragen om inzicht, rust en veerkracht. Je zorgt voor structuur in een dynamische omgeving waarin agenda’s vaak complex zijn en prioriteiten snel kunnen verschuiven.

Concreet betekent dit dat jij:

• De agenda beheert en bewaakt, waarbij je continu schakelt tussen vele interne en externe afspraken met drukbezette collega’s of externe bedrijven.
• Snel kunt herprioriteren wanneer door urgente kwesties de planning moet worden aangepast — jij houdt overzicht, bewaart rust en denkt mee over oplossingen.
• Vergaderingen voorbereidt, notuleert en opvolgt: je zorgt dat stukken tijdig beschikbaar zijn, maakt heldere notulen en actielijsten en houdt in de gaten of afspraken leiden tot resultaten.
• Signaleert wanneer voortgang stokt of aandacht nodig heeft, en hierover proactief afstemming zoekt met je afdelingshoofd of andere betrokken collega’s.
• Grenzen bewaakt — zowel die van jezelf als van je afdelingshoofd — en daarin stevig genoeg bent om dit ook bespreekbaar te maken.
• Een netwerk opbouwt binnen de organisatie, zodat je snel weet bij wie je moet zijn om zaken in beweging te krijgen.

Hoewel je grotendeels zelfstandig werkt, maak je deel uit van een breder team managementondersteuners binnen de NVWA. Samen dragen jullie bij aan een soepele bedrijfsvoering en een prettige, open werksfeer.

Om feeling te houden met wat er speelt, ben je regelmatig aanwezig op een van onze locaties in de regio Zwolle, Wageningen, Veenendaal, Tilburg of Utrecht, en bezoek je incidenteel externe locaties. Een rijbewijs is daarom noodzakelijk.

Je bent een enthousiaste, stevige professional die overzicht en rust brengt, ook als de druk toeneemt. Je hebt een open en toegankelijke houding en collega’s kunnen op jou bouwen.
Je bent organisatiesensitief, denkt vooruit en weet precies wanneer je moet meebewegen en wanneer je grenzen moet stellen.

Voldoe je aan de volgende eisen:
Dan ontvangen wij graag je sollicitatie.
•    Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal MBO 4-niveau.
•    Ervaring met notuleren (meerdere keren per week) is vereist.
•    Je bent flexibel, goed in organiseren en plannen en organisatiesensitief.
•    Je bent vaardig in MS Office.
•    Je hebt affiniteit met de NVWA en de toezichthoudende rol waar de organisatie voor staat.
•    Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
•    Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.

Competenties
•    Plannen en organiseren
•    Proactief handelen
•    Flexibiliteit
•    Overzicht bewaren onder druk
•    Communicatief sterk en assertief
•    Integriteit

e bent een enthousiaste, stevige professional die overzicht en rust brengt, ook als de druk toeneemt. Je hebt een open en toegankelijke houding en collega’s kunnen op jou bouwen.
Je bent organisatiesensitief, denkt vooruit en weet precies wanneer je moet meebewegen en wanneer je grenzen moet stellen.

Voldoe je aan de volgende eisen:
Dan ontvangen wij graag je sollicitatie.
•    Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal MBO 4-niveau.
•    Ervaring met notuleren (meerdere keren per week) is vereist.
•    Je bent flexibel, goed in organiseren en plannen en organisatiesensitief.
•    Je bent vaardig in MS Office.
•    Je hebt affiniteit met de NVWA en de toezichthoudende rol waar de organisatie voor staat.
•    Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
•    Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.

Competenties

•    Plannen en organiseren
•    Proactief handelen
•    Flexibiliteit
•    Overzicht bewaren onder druk
•    Communicatief sterk en assertief
•    Integriteit

Sollicitatieprocedure
In plaats van een traditionele motivatiebrief ontvangen we graag jouw antwoorden op onderstaande vier vragen.
Zo krijgen we een goed beeld van wie jij bent, hoe jij werkt en hoe jouw kwaliteiten aansluiten bij deze functie.
Beantwoord de vragen concreet (in ongeveer een A4):

1.    Overzicht en prioriteiten
Beschrijf een situatie waarin je met veel verschuivende agenda’s of prioriteiten te maken had. Hoe hield jij overzicht en zorgde je dat het werk toch doorliep?

2.    Stevigheid en grenzen bewaken
In deze functie ondersteun je een drukbezet afdelingshoofd en bewaak je zowel jouw eigen grenzen als die van de ander. Hoe pak jij dat aan als de druk hoog is of er te veel tegelijk gevraagd wordt?

3.    Proactief signaleren en meedenken
Een belangrijk deel van je werk is het volgen van actiepunten en het signaleren als iets vastloopt. Hoe zorg jij dat gemaakte afspraken niet van de radar verdwijnen? Geef een voorbeeld uit jouw ervaring.

4.    Samenwerken en organisatiesensitiviteit
Deze functie vraagt dat je goed kunt samenwerken en snel de juiste mensen weet te vinden in een complexe organisatie. Hoe bouw jij een netwerk op en zorg je dat je invloed kunt uitoefenen zonder formele bevoegdheid?

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid? (Voorrangskandidaat)Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijsbrief- en voordrachtbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief – en voordrachtbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief en de voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.